Arbeitsprofile: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 6. Dezember 2020, 17:47 Uhr
Über Arbeitsprofile legen Sie Parameter zur Berechnung der An- und Abwesenheitszeiten für Ihre Mitarbeiter fest. Dies erfolgt unter anderem durch das Setzen von Pausen, Kernzeiten, Sollzeiten, Überstundenzuschläge usw.
Darüber hinaus informiert Sie das System auf dieser Grundlage auch über eventuelle Verletzungen durch Mitarbeiter, wie zum Beispiel eine Kernzeitverletzung oder Nicht-Erfüllung einer Sollzeit.
Inhaltsverzeichnis
Profiltypen
Es gibt unterschiedliche Profiltypen:
| Profiltyp | Beschreibung |
|---|---|
| Tagesprofil | Das Tagesprofil bildet die Basis, hier stellen Sie die oben genannten Parameter ein. |
| Wochenprofil | Im Wochenprofil tragen Sie je Wochentag ein Tagesprofil ein. Dieses Wochenprofil können Sie später den Mitarbeitern zuweisen. |
| kein Profil | Wenn ein Mitarbeiter an bestimmten Wochentagen nicht arbeitet bzw. keine Sollzeit hat, muss für den Wochentag nicht zwangsweise ein Tagesprofil zugeteilt werden. Es kann auch leer gelassen werden. |
| Schichterkennungsprofil | Das Schichterkennungsprofil wird für Mitarbeiter verwendet, die in rollierenden Schichten arbeiten. Das Profil erkennt je nach Arbeitsbeginn, welches Tagesprofil zugeteilt werden soll. Dieses Profil kann später anstatt eines Tagesprofils einem Wochenprofil zugewiesen werden. |
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Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil erstellen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Wenn Sie auf den Namen eines bereits erstellen Profils klicken, erhalten Sie einen Überblick über die eingerichteten Parameter.
Über die Aktionsspalte rechts haben Sie die Möglichkeit ein Arbeitsprofil zu bearbeiten, eine Kopie zu erstellen oder zu löschen.
⚠
Es wird nicht empfohlen, Arbeitsprofile zu löschen, die in Verwendung sind. Dadurch wird es dem System nicht mehr möglich sein zukünftige Salden zu berechnen.
Überprüfen Sie zuerst ob ein Arbeitsprofil noch in Verwendung ist. Klicken Sie dafür auf Löschen und anschließend auf "Überprüfen betroffener Mitarbeiter".
Erst wenn die Meldung erscheint, dass kein Mitarbeiter das Arbeitsprofil benutzt, sollte der Löschvorgang fortgesetzt werden.
Tagesprofil
In den Tagesprofilen können verschiedenste Parameter zur Saldenberechnung eingerichtet werden.
Im Folgenden werden alle Bereiche eines Tagesprofils angesprochen. Komplexe Parameter werden im ZWS-Web durch ein 
gekennzeichnet.
Fahren Sie mit Ihrer Maus über dieses Symbol um Zusatzinformationen zu erhalten.
Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, dürfen nicht leer sein. Wenn so ein entsprechendes Feld nicht benötigt wird, tragen Sie hier eine 0 ein.
| 1 | |
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| Der Name für das Tagesprofil wird normalerweise bei der Erstellung vergeben. Er kann bei Bedarf hier geändert werden. Optional kann hier auch ein Kürzel und eine Farbe eingetragen werden. | |
| 2 | |
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| Tragen Sie hier die Tagessollzeit, minimale Arbeitsdauer und maximale Arbeitsdauer ein. Die Sollzeit bestimmt, wie lange ein Mitarbeiter zu arbeiten hat (Arbeitszeit) und setzt Vorgänge wie Sollzeitüberprüfung in Gang. | |
| 3 | |
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| Im Bereich der Kernzeit gibt es die Möglichkeit, beliebig viele Zeiträume als Kernzeit zu definieren. Während einer Kernzeit herrscht Anwesenheitspflicht. Sollte während dieses Zeitraumes ein Mitarbeiter nicht eingestempelt sein, wird eine Verletzung ausgegeben. | |
| 4.1 | |
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| Der Pausenbereich bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten. Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit eine Pausenzeit zu definieren, die nicht zu einer tatsächlichen Pause hinzugezählt werden soll. Im weiteren Verlauf teilt sich der Pausenbereich auf. Die erste Möglichkeit, wie Pausen verwalten werden können, ist über die Uhrzeit. | |
| 4.2 | |
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| Alternativ sind auch Pausendefinitionen nach Arbeitsdauer möglich. Neben den gewohnten Einstellungsmöglichkeiten definieren Sie hier eine Liste an Pausenregeln, die je nach Arbeitsdauer gelten sollen. | |
| 5 | |
| |
| In diesem Bereich können Überstunden- und Zuschlagsberechnungen definiert werden. Über eine Liste können Sie feste Zeiten eintragen, in denen gearbeitete Stunden eines Zuschlags unterliegen und in welchem Konto diese Zeit gesammelt werden soll. | |
| 6 | |
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| Der Rechenbereich erlaubt das Eingrenzen der täglichen Arbeitszeit. In diesem Punkt wird entsprechend der Bereich festgelegt, der NICHT zum Rechnungsbereich zählt. Das bedeutet im angegebenen Zeitraum kann zwar gestempelt werden, die Zeit zählt aber nicht ins Stundenkonto. Sollte ein Mitarbeiter zurecht außerhalb des Rechnungsbereich arbeiten, kann das auch später in der Zeiterfassungsübersicht über einen Button im entsprechenden Tag zu "bezahlter Arbeitszeit" hinzugefügt werden. | |
| 7 | |
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| In der Projektüberwachung (auch Reportzeit genannt) können Sie die Erfassung von redundanten Zeiten definieren, wie z.B. für ein Projekt. Verknüpfen Sie dafür ein Systemprofil mit einem Projektprofil. Stempelt nun ein Mitarbeiter im Systemprofil, wird diese Zeit redundant im Projektprofil gesammelt. Projektprofile erstellen Sie in Abwesenheiten & Salden. | |
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| Im Bereich der Feiertage kann bestimmt werden, wie mit Arbeitstagen an Feiertagen umgegangen werden soll. Wenn an einem Feiertag nicht gearbeitet werden soll, muss der Punkt "Reduzieren der Arbeitsstunden" ausgewählt werden. Dadurch wird die Sollzeit für diesen Tag auf 0 gesetzt | |
| 10 | |
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| Diese Option erlaubt, den Tagesanfang nach hinten zu verschieben. Optional kann über die Option "Am Vortag" eingestellt werden, den Tagesanfang nach vorne zu verschieben. Ebenso kann bei "Tageskürzung" die Tagesdauer angepasst werden. | |
| 11 | |
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| Im letzten Abschnitt können Sie vorgeben, ob die erste und letzte Buchung von Mitarbeitern gerundet werden sollen. Buchungsintervalle können über die Option "Buchung runden" eingestellt werden. Im letzten Schritt kann ein Runden der Gesamtarbeitszeit vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass ALLE Rundungsoptionen immer zugunsten des Arbeitgebers kalkulieren. | |
⚠
Änderung an ein Tagesprofil, welches bereits von Mitarbeitern in Verwendung ist, führt bei diesen zur Neuberechnung von Arbeitszeiten gemäß der nachträglich vorgenommen Änderungen.
Gehen Sie daher bei der Erstellung von Tagesprofilen mit äußerster Sorgfalt vor.
Schichterkennungsprofil
Im Schichterkennungsprofil definieren Sie Tagesprofile als Schichten und stellen ein, nach welcher Uhrzeit welche Tagesprofil als Zeitbasis verwendet werden sollen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit die Regel anhand der letzten Gehen-Buchung festzulegen. Standard wird diese jedoch an der ersten Kommen-Buchung festgemacht.
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Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil erstellen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Im oben gezeigten Beispiel wird bei der ersten Kommen-Buchung des Mitarbeiters zwischen 06:00 und 08:00 Uhr das Tagesprofil "Frühschicht" automatisch angewandt.
Um eine neue Regel zu erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Tragen Sie anschließend die Arbeitsintervalle und das Tagesprofil, welches ausgewählt werden soll, ein.
Im unteren Bereich kann zusätzlich ein Tagesprofil hinterlegt werden, welches greift wenn keiner der definierten Zeitfenster getroffen wird.
Wochenprofil
Das Wochenprofil wird im späteren Schritt den Mitarbeitern zugeteilt. Diese Arbeiten dann unter den Tagesregeln, welche das Wochenprofil enthält.
Für Mitarbeiter die unter gleichen Zeiten und Wochentagen arbeiten, kann das gleiche Profil ausgewählt werden. Ansonsten muss für jeden Mitarbeiter mit verschiedenen Arbeitszeiten oder Tagen ein anderes Wochenprofil zugeteilt werden.
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Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil erstellen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Füllen Sie anschließend die einzelnen Optionen mit Tagesprofilen aus. Sollte an einem Tag nicht gearbeitet werden, muss dieser nicht mit einem Tagesprofil ausgefüllt werden.
Auch kann definiert werden, ob für Feiertage ein Tagesprofil gelten soll.
