Arbeitsprofile

Über Arbeitsprofile legen Sie Parameter zur Berechnung der An- und Abwesenheitszeiten für Ihre Mitarbeiter fest. Dies erfolgt unter anderem durch das Setzen von Pausen, Kernzeiten, Sollzeiten, Überstundenzuschläge usw.
Darüber hinaus informiert Sie das System auf dieser Grundlage auch über eventuelle Verletzungen durch Mitarbeiter, wie zum Beispiel eine Kernzeitverletzung oder Nicht-Erfüllung einer Sollzeit.

Profiltypen

Es gibt unterschiedliche Profiltypen:

Profiltyp	Beschreibung
Tagesprofil	Das Tagesprofil bildet die Basis, hier stellen Sie die oben genannten Parameter ein.
Wochenprofil	Im Wochenprofil tragen Sie je Wochentag ein Tagesprofil ein. Dieses Wochenprofil können Sie später den Mitarbeitern zuweisen.
kein Profil	Wenn ein Mitarbeiter an bestimmten Wochentagen nicht arbeitet bzw. keine Sollzeit hat, muss für den Wochentag nicht zwangsweise ein Tagesprofil zugeteilt werden. Es kann auch leer gelassen werden.
Schichterkennungsprofil	Das Schichterkennungsprofil wird für Mitarbeiter verwendet, die in rollierenden Schichten arbeiten. Das Profil erkennt je nach Arbeitsbeginn, welches Tagesprofil zugeteilt werden soll. Dieses Profil kann später anstatt eines Tagesprofils einem Wochenprofil zugewiesen werden.
Einfache Arbeitsregel	Sollte der Einfache Arbeitsmodus verwendet werden, kann man über die Einfache Arbeitsregel gewissen Rahmeneinstellungen wie Pausenzeiten, et. vornehmen.

Auswahl von Arbeitsprofilen.

✎
Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil hinzufügen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Wenn Sie auf den Namen eines bereits erstellen Profils klicken, erhalten Sie einen Überblick über die eingerichteten Parameter.
Durch Klick auf das Dreieck neben dem Namen erhalten Sie ein Menüfeld für verschiedene Aktionen. Hier haben Sie die Möglichkeit ein Arbeitsprofil zu bearbeiten, eine Kopie zu erstellen, löschen oder zu versionieren.

Versionierung

Erstellte Arbeitsprofile können versioniert werden. Sollte sich an einem Arbeitsprofil ab einem bestimmten Datum etwas ändern, so kann über den Button "Neue Version hinzufügen" in der Aktionsspalte eine neue Version erstellt werden.
Zunächst wird das Datum abgefragt, ab welchem die neue Version gelten soll. Davor wird mit dem aktuellen Arbeitsprofil gearbeitet und es wird auch in der Übersicht angezeigt.
In der Bearbeitung des entsprechenden Profils kann nun oben rechts die neue Version angewählt und geändert werden. Die Änderung wird zum eingegebenen Datum für alle Mitarbeiter gültig, die mit dem Arbeitsprofil arbeiten.

⚠
Es wird nicht empfohlen, Arbeitsprofile zu löschen, die in Verwendung sind. Dadurch wird es dem System nicht mehr möglich sein zukünftige Salden zu berechnen.
Überprüfen Sie zuerst ob ein Arbeitsprofil noch in Verwendung ist. Klicken Sie dafür auf Löschen und anschließend auf "Überprüfen betroffener Mitarbeiter".
Erst wenn die Meldung erscheint, dass kein Mitarbeiter das Arbeitsprofil benutzt, sollte der Löschvorgang fortgesetzt werden.

Tagesprofil

In den Tagesprofilen können verschiedenste Parameter zur Saldenberechnung eingerichtet werden.

Im Folgenden werden alle Bereiche eines Tagesprofils angesprochen. Komplexe Parameter werden im ZWS-Web durch ein gekennzeichnet.
Fahren Sie mit Ihrer Maus über dieses Symbol um Zusatzinformationen zu erhalten.

Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, dürfen nicht leer sein. Wenn so ein entsprechendes Feld nicht benötigt wird, tragen Sie hier eine 0 ein.

1
	Der Name für das Tagesprofil wird normalerweise bei der Erstellung vergeben. Er kann bei Bedarf hier geändert werden. Optional kann hier auch ein Kürzel und eine Farbe eingetragen werden.
2
	Tragen Sie hier die Tagessollzeit, minimale Arbeitsdauer und maximale Arbeitsdauer ein. Die Sollzeit bestimmt, wie lange ein Mitarbeiter zu arbeiten hat (Arbeitszeit) und setzt Vorgänge wie Sollzeitüberprüfung in Gang. Über die minimale Arbeitsdauer wird bestimmt, dass ein Mitarbeiter pro Tag kürzer arbeiten darf als seine Sollzeit. Eine Überprüfung findet am Monatsende jedoch trotzdem statt. Die maximale Arbeitsdauer dient lediglich nur der Information. Wenn diese überschritten wird, wird für diesen Tag eine Verletzung angezeigt. Der Punkt "Sollzeit für Abwesenheitsberechnung" wird nur dann relevant, wenn mit wöchentlichen oder monatlichen Sollzeiten gearbeitet wird (wenn es also keine feste Sollzeit gibt). Dann muss hier ein entsprechender Wert eingetragen werden. Wenn also ein Krankheitstag o.ä. anfällt wird der hier eingetragene Wert hergenommen.
3
	Im Bereich der Kernzeit gibt es die Möglichkeit, beliebig viele Zeiträume als Kernzeit zu definieren. Während einer Kernzeit herrscht Anwesenheitspflicht. Sollte während dieses Zeitraumes ein Mitarbeiter nicht eingestempelt sein, wird eine Verletzung ausgegeben. Über die obere Schaltfläche kann eine maximale Länge von Pausen/Abwesenheiten während der Kernzeit erlaubt werden. Liegt die Pause/Abwesenheit des Mitarbeiters unter diesem Wert, wird während der Kernzeit keine Verletzung angezeigt. Dieses Anwendungsbeispiel kann z.B. für Raucherpausen während der Arbeitszeit verwendet werden.
4.1
	Der Pausenbereich bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten. Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit eine Pausenzeit zu definieren, die nicht zu einer tatsächlichen Pause hinzugezählt werden soll. Im weiteren Verlauf teilt sich der Pausenbereich auf. Die erste Möglichkeit, wie Pausen verwalten werden können, ist über die Uhrzeit. In diesem Fall besteht die Möglichkeit Pausenbereiche oder feste Pausenzeiten zu definieren. Eine Pause muss nicht vom Mitarbeiter selbstständig gebucht werden, außer wenn "Pause muss gestempelt werden" aktiviert wurde. Wenn Sie feste Pausen definieren oder eine Mindestdauer in einem Pausenbereich eintragen, wird diese automatisch abgezogen.
4.2
	Alternativ sind auch Pausendefinitionen nach Arbeitsdauer möglich. Neben den gewohnten Einstellungsmöglichkeiten definieren Sie hier eine Liste an Pausenregeln, die je nach Arbeitsdauer gelten sollen.
5
	In diesem Bereich können Überstunden- und Zuschlagsberechnungen definiert werden. Über eine Liste können Sie feste Zeiten eintragen, in denen gearbeitete Stunden eines Zuschlags unterliegen und in welchem Konto diese Zeit gesammelt werden soll. Das benötigte Zuschlagskonto muss vorher erstellt werden, siehe hierzu: Abwesenheiten & Salden. Zusätzlich können Zuschläge auch anhand erreichter Arbeitsdauer erteilt werden. Die Checkbox am Ende teilt die gearbeitete Zeit und die Bonus-Zeit auf. Entsprechend würde die Basis-Zeit ins Saldo-Konto fließen, während die Bonus-Zeit ins entsprechende Überstundenkonto fließt.
6
	Der Rechenbereich erlaubt das Eingrenzen der täglichen Arbeitszeit. In diesem Punkt wird entsprechend der Bereich festgelegt, der NICHT zum Rechnungsbereich zählt. Das bedeutet im angegebenen Zeitraum kann zwar gestempelt werden, die Zeit zählt aber nicht ins Stundenkonto. Sollte ein Mitarbeiter zurecht außerhalb des Rechnungsbereich arbeiten, kann das auch später in der Zeiterfassungsübersicht über einen Button im entsprechenden Tag zu "bezahlter Arbeitszeit" hinzugefügt werden. Zusätzlich wird bei Ein- oder Ausstempelung außerhalb der festgelegten Zeiten eine Verletzung angezeigt. Kommen Mitarbeiter öfters früher oder gehen später als in den Arbeitszeiten, kann über die Schaltfläche "Zulässige Anwesenheit VOR Berechnungsstart / NACH Berechnungsende" ein Puffer in Minuten eingetragen werden, in der das System zu frühes Einstempeln oder zu spätes Ausstempeln nicht als Verletzung anzeigen wird.
7
	In der Projektüberwachung (auch Reportzeit genannt) können Sie die Erfassung von redundanten Zeiten definieren, wie z.B. für ein Projekt. Verknüpfen Sie dafür ein Systemprofil mit einem Projektprofil. Stempelt nun ein Mitarbeiter im Systemprofil, wird diese Zeit redundant im Projektprofil gesammelt. Projektprofile erstellen Sie in Abwesenheiten & Salden.
8
9
	Im Bereich der Feiertage kann bestimmt werden, wie mit Arbeitstagen an Feiertagen umgegangen werden soll. Wenn an einem Feiertag nicht gearbeitet werden soll, muss "Sollzeit auf 0 stellen"ausgewählt werden (Dies ist die Standardeinstellung) Soll die Sollzeit durch ein Abwesenheitsprofil gedeckt werden, wählen Sie die mittlere Option. Dies ist wichtig bei Lohnempfänger, wenn Sie Feiertage ausbezahlt bekommen. Dann muß ein Abwesenheitskonto mit dem Namen "Feiertag" erstellt werden und diese dann hier ausgewählt werden. Falls normal gearbeitet werden soll, muss die Option "Nichts unternehmen" gewählt werden.
10
	Diese Option erlaubt, den Tagesanfang nach hinten zu verschieben. Optional kann über die Option "Am Vortag" eingestellt werden, den Tagesanfang nach vorne zu verschieben. Ebenso kann bei "Tageskürzung" die Tagesdauer angepasst werden.
11
	Im letzten Abschnitt können Sie vorgeben, ob die erste und letzte Buchung von Mitarbeitern gerundet werden sollen. Buchungsintervalle können über die Option "Buchung runden" eingestellt werden. Soll zu einer Buchung Zeit in Form von Minuten abgezogen oder hinzugefügt werden, kann dies bei "Buchung verschieben" definiert werden. Möchten Sie Zeit abziehen, müssen Sie vor der Ziffer ein "-" setzen. Alternativ kann die Buchung zuerst verschoben und anschließend gerundet werden. Im letzten Schritt kann ein Runden der Gesamtarbeitszeit vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass ALLE Rundungsoptionen immer zugunsten des Arbeitgebers kalkulieren. Bei der ersten Kommen-Buchung wird also immer nach vorne gerundet. Zum Beispiel bei 15-minütigen Runden von 8:02 Uhr auf 8:15 Uhr. Bei der letzten Gehen-Buchung wird immer zurück gerundet. Zum Beispiel bei 15-minütigen Runden von 16:13 Uhr auf 16.00 Uhr

⚠
Änderung an ein Tagesprofil, welches bereits von Mitarbeitern in Verwendung ist, führt bei diesen zur Neuberechnung von Arbeitszeiten gemäß der nachträglich vorgenommen Änderungen.
Gehen Sie daher bei der Erstellung von Tagesprofilen mit äußerster Sorgfalt vor.

Schichterkennungsprofil

Im Schichterkennungsprofil definieren Sie Tagesprofile als Schichten und stellen ein, nach welcher Uhrzeit welche Tagesprofil als Zeitbasis verwendet werden sollen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit die Regel anhand der letzten Gehen-Buchung festzulegen. Standard wird diese jedoch an der ersten Kommen-Buchung festgemacht.

✎
Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil erstellen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Im oben gezeigten Beispiel wird bei der ersten Kommen-Buchung des Mitarbeiters zwischen 03:00 und 11:00 Uhr das Tagesprofil "Frühschicht" automatisch angewandt.
Um eine neue Regel zu erstellen, drücken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Tragen Sie anschließend die Arbeitsintervalle und das Tagesprofil, welches ausgewählt werden soll, ein.

Im unteren Bereich kann zusätzlich ein Tagesprofil hinterlegt werden, welches greift wenn keiner der definierten Zeitfenster getroffen wird.
An Tagen an denen nicht gearbeitet/gestempelt wird greift dann diese Arbeitsregel und eine Sollzeit ist hinterlegt.

Wochenprofil

Das Wochenprofil wird im späteren Schritt den Mitarbeitern zugeteilt. Diese Arbeiten dann unter den Tagesregeln, welche das Wochenprofil enthält.
Für Mitarbeiter die unter gleichen Zeiten und Wochentagen arbeiten, kann das gleiche Profil ausgewählt werden. Ansonsten muss für jeden Mitarbeiter mit verschiedenen Arbeitszeiten oder Tagen ein anderes Wochenprofil zugeteilt werden.
Außerdem kann die Wochenarbeitszeit überwacht werden. Werden die bei "Gearbeitete Stunden überwachen" angegebenen Zeiten unter- oder überschritten, dann wird in der Zeiterfassungsübersicht eine Meldung angezeigt.

Ansicht beim Bearbeiten eines Wochenprofils

✎
Um ein neues Profil zu erstellen, wählen Sie Profil erstellen. Geben Sie dann Ihren gewünschten Profiltyp und den Namen an.
Füllen Sie anschließend die einzelnen Optionen mit Tagesprofilen aus. Sollte an einem Tag nicht gearbeitet werden, muss dieser nicht mit einem Tagesprofil ausgefüllt werden.
Auch kann definiert werden, ob für Feiertage ein Tagesprofil gelten soll.

Einfacher Arbeitsmodus

In der einfachen Arbeitsregel legen Sie fest wieviel Stunden der Mitarbeiter pro Tag/Woche/Monat arbeiten muss, z.B. 32 Stunden pro Monat. Hierbei kann an allen Tagen im Monat gearbeitet werden.

Es gibt folgende Einfache Arbeitsmodi:

Modus	Beschreibung
Wöchentliche Sollzeit gemäß festem Wert	Hier wird eine Sollzeit für die gesamte Woche eingegeben, es werden alle 7 Tage der Woche zur Berechnung des Gesamtwertes herangezogen
Monatliche Sollzeit gemäß festem Wert	Hier wird eine monatliche Gesamtarbeitszeit eingegeben. Dieser Wert gilt für alle Tage des Monats und für jeden Monat im Jahr gleichermaßen, unabhängig von der Anzahl der Arbeits-/Wochentage.
Monatlich gearbeitete Stunden gemäß berechnetem Wert	Hier wird eine Ø Tagessollzeit hinterlegt. Das System errechnet dann anhand der jeweiligen Anzahl der Arbeitstage pro Monat den Monatssoll. Arbeitstage = MO-FR.
Manuell bestimmte Sollzeit für jeden Monat	Hier kann jeden Monat eine individuelle Sollzeit für den Mitarbeiter/Monat eingegeben werden.

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Anders als die normalen Wochenprofile werden diese ohne vorangehende Erstellung direkt im Personalstamm bei dem entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt.

Im Personalstamm beim Mitarbeiter den Einfachen Arbeitsmodus hinterlegen

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Möchten Sie zusätzlich weitere Einstellungen wie automatische Pausen o.ä. vornehmen können Sie nach wie vor ein klassisches Tages- bzw. Wochenprofil mit der einfachen Arbeitsregel erstellen und dies
dem Mitarbeiter im Personalstamm zuweisen.
Dafür einfach im Bereich "Arbeitsprofile" ein neues Profil mit dem Profiltyp "Einfache Arbeitsregel" anlegen und entsprechend der Erklärung im Punkt "Tagesprofil" die Einstellungen vornehmen.

Einfache Arbeitsregeln anlegen

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