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Version vom 6. September 2017, 08:16 Uhr
Mit den Arbeitsregeln legen Sie die Arbeitsverpflichtungen, die Arbeitszeit, die Pflichten und weitere Bedingungen der anschließenden Auswertung der Mitarbeiteranwesenheit fest. Sie stellen hier die konkreten, auf den Mitarbeiter gelegten Anforderungen und das Ausweisen des Verstoßes gegen diese ein. Nach der Einstellung wird das System das Einhalten der Regeln des gegebenen Mitarbeiters überwachen und wird in der Übersicht den Verstoß gegen diese sichtbar machen.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Arbeitsregeltypen
- 2 Vorgehensweise für die Tagesregel
- 2.1 Einstellung der Regel
- 3 Vorgehensweise für den Tagesregelumschalter
- 4 Vorgehensweise: für die Wochenregel
- 5 Liste der erstellten Arbeitsregeln
Arbeitsregeltypen
- Tagesregeln (vor 8 Uhr, 6 Uhr)
- Wochenregeln (Unterscheidung der Arbeitszeit an den einzelnen Wochentagen – z. B. Behörden)
- Tagesregelumschalter
Zuerst stellen wir die einzelnen Typen der Tagesregeln ein, von denen dann bei der Zusammenstellung der Wochenregel ausgegangen wird. Die so zusammengestellten Wochenregeln können anschließend den einzelnen Mitarbeitern zugeteilt werden. Die Einstellung der Tagesregel ist sehr komplex. Im Rahmen der Tagesregel bestimmen wir Folgendes:
- Bezeichnung
- Arbeitspflicht
- freie Arbeitszeit
- der Tag beginnt um
- Basisarbeitszeit
- Intervall der bezahlten Arbeitszeit
- ignorierte Zeit
- Ruhepausen
- Überstunden
- Reporting-Zonen
- Einstellung der Staatsfeiertage
Die verkürzten oder Halbbeschäftigungen müssen nicht eingestellt werden, diese können bei der Eingabe des Mitarbeiters prozentuell durch die Wahl der Beschäftigung 6 Std. = 75 %, 4 Std. = 50 % bestimmt werden.
Vorgehensweise für die Tagesregel
Erstellen Sie eine Zusammenfassung aller Tagesregeltypen, die Sie in Ihrer Firma anwenden werden.
- Auf „Regel erstellen“ klicken
Typ der neuen Regel – Wir wählen die Tagesregel aus
Einstellung der Regel
- • Bezeichnung der Regel: benennen (wir empfehlen kurze Bezeichnungen 8 Std., 6 Std., Morgenschicht)
Arbeitspflicht
Bestimmt die verlangte Gesamtdauer des Aufenthalts am Arbeitsplatz pro Tag ohne Ruhepause.
Beispiel: Arbeitsverpflichtung 8 Std. – Arbeitspflicht 8:00
Freie Arbeitszeit
Wenn der Mitarbeiter in der freien Arbeitszeit arbeitet – flexible Arbeitszeit, muss seine Arbeitspflicht im Rahmen des Tages angepasst werden. Die Arbeitszeit stellen wir gemäß der festgelegten Verpflichtung des Mitarbeiters ein, aber die Position minimale abgearbeitete Zeit wird der Stundenanzahl entsprechen, die der Mitarbeiter mindestens täglich auf dem Arbeitsplatz verbringen muss. Dieser Wert kann auch gleich Null sein. Die Erfüllung der Stundenverpflichtung wird so vom System nicht im Rahmen eines jeden Tags kontrolliert, sondern erst am Monatsende.
Beispiel:
Der Mitarbeiter hat eine Arbeitspflicht von 8 Stunden, plus 40 Minuten Ruhepause, arbeitet aber in der freien Arbeitszeit. Es ist notwendig, dass er mindestens 3 Stunden täglich am Arbeitsplatz ist, seine minimale abgearbeitete Zeit ist also 3 Stunden. Gleichzeitig sollte er nicht mehr als 12 Stunden am Arbeitsplatz sein, was seine maximale abgearbeitete Zeit bestimmt. Am Monatesende wird vom System ausgewertet, ob die Summen der abgearbeiteten Zeit für die einzelnen Tage seiner Verpflichtung von 8 Std. pro Tag entsprechen.
Der Tag beginnt um
Wenn in Ihrer Firma Arbeit angewendet wird, die von einem Tag in den anderen übergreift (d.h. über Mitternacht), muss eingestellt werden, in welchen Tag die gegebene abgearbeitete Zeit gerechnet wird. Ob die Zeit in den Tag des Eintreffens in die Arbeit, oder in den nachfolgenden Tag gerechnet wird. Zu diesen Zwecken werden Sie festlegen, wann im System ein Tag in den anderen so übergehen wird, damit die notwendigen Verschiebungen der abgearbeiteten Zeit während der Nacht gedeckt sein werden.
Beispiel:
Der Mitarbeiter geht um 20:00 zur Arbeit und verbleibt bis 5:00. Die abgearbeitete Zeit sollte in den Tag des Abgangs von der Arbeit eingerechnet werden. Es wird also eingestellt, dass der neue Tag für mich nicht um Mitternacht beginnt, sondern bereits um 20:00 Uhr des Vortages. ''Zaškrtnuté políčko „předchozí pracovní den“ tedy znamená, že pokud je příchod 31.1. 20:00, tak se odpracovaná doba započítává do 1.2.
Im Gegenteil dazu, wenn wir die ganze Zeit in den Tag des Eintreffens in die Arbeit einrechnen wollen, wird der Beginn des Tages auf 6:00 eingestellt und das Feld voriger Tag wird frei gelassen.
Intervall der bezahlten Arbeitszeit
Die Arbeitszeit kann auch nur im gewünschten Intervall erfasst werden. Mit dieser Funktion können Sie die Beschränkung der Zeit bestimmen, während der der Mitarbeiter auf der Arbeit bezahlt wird – die Zeit, die ins System eingelesen wird.
Beispiel: Der Mitarbeiter kommt bereits um 5:00 zur Arbeit, die bezahlte Arbeitszeit beginnt aber erst ab 6:00. In diesem Fall wird ihm die Stunde von 5:00 bis 6:00 ins Ergebnis der abgearbeiteten Stunden nicht mit eingerechnet – er sollte auf dem Arbeitsplatz nicht sein.
Ignorierte Zeit
Bedeutet die Zeit des Eintreffens und des Abgangs hinter der Grenze des Intervalls der bezahlten Arbeitszeit, die nicht als Verstoß gegen die Regeln angesehen wird und in der Anwesenheit nicht als Verstoß angezeigt wird. Es handelt sich um die Zeit, während der der Mitarbeiter bereits auf dem Arbeitsplatz sein darf und „sich auf die Arbeit vorbereiten“ darf. Meistens 10-30 Minuten vor und nach der Arbeitszeitbeendung.
Beispiel: Die bezahlte Arbeitszeit beginnt um 6:00 und endet um 20:00. Ich weiß, dass manche Mitarbeiter bereits früher zur Arbeit kommen und möchte nicht, dass dieses Eintreffen als Verstoß gegen die Arbeitszeit angezeigt wird. Gleichzeitig möchte ich nicht, dass dem Mitarbeiter diese Zeit in die abgearbeitet Zeit miteingerechnet wird. Durch die Einstellung der ignorierten Zeit stelle ich sicher, dass dieses frühere Eintreffen nicht als Verstoß gegen die Arbeitszeit gemeldet wird.
Basisarbeitszeit
Die Basisarbeitszeit bestimmt die Zeit, während der der Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sein muss. Sie bestimmt die Zeit, zu der der Mitarbeiter unabhängig davon, ob er eine flexible Arbeitszeit hat oder nicht, spätestens eintreffen und frühestens den Arbeitsplatz verlassen muss – er kann nicht abwesend sein.
Hier werden Sie auch die Zeit der Ruhepausen eingeben, die nicht in die abgearbeitete bezahlte Zeit miteinbegriffen werden.
Beispiel: Dem Mitarbeiter werden höchstens 10 Minuten von der abgearbeiteten Zeit abgezogen und er muss von 9 Uhr bis 12 Uhr auf dem Arbeitsplatz anwesend sein.
Ruhepausen
Die Mitarbeiter schöpfen im Rahmen der Arbeitszeit die festgelegten Ruhepausen. Der Modus des Schöpfens und des Abzugs der Ruhepausen kann auf verschiedene Arten eingestellt werden. Die Ruhepause kann – festgelegt sein – in einem gegebenen Zeitintervall, in einer festgelegten Länge – berechnet – in Abhängigkeit von der abgearbeiteten Zeit.
Festgelegte Ruhepausen
Durch die Einstellung der Ruhepausen auf den Typ festgelegte Ruhepausen können Sie die Zeit festlegen, wann die Ruhepause eingehalten werden muss und ihre Länge. Die festgelegte Ruhepause kann des Weiteren Eigenschaften einer beweglichen, oder feste Ruhepause annehmen.
Liste der Regeln der festgelegten beweglichen Ruhepausen
Stellen Sie für eine bewegliche Ruhepause die Parameter des Intervalls ein, in dem diese Ruhepause geschöpft werden muss und die Länge dieser Ruhepause. Die Mindestdauer der Ruhepause bestimmt dann die kleinste Dauer, die die Ruhepause haben kann, damit sie in diesen Abschnitt miteingerechnet wird. Eine Ruhepause, die sich der Mitarbeiter im gegebenen Intervall kennzeichnet, wird miteingerechnet, als diese Ruhepause. Wenn sie nicht gekennzeichnet ist, kommt es automatisch zum Abziehen dieser Ruhepause.
Beispiel: Die bewegliche Ruhepause für das Mittagessen ist im Intervall von 10:30 bis 13:00 und es werden 30 Minuten abgezogen.
Liste der Regeln der festen Ruhepausen
Eine feste Ruhepause bestimmt die fest gegebene Zeit des Schöpfens der Ruhepause. Es gibt hier keinen Raum für ein freies Schöpfen der Ruhepause.
Beispiel: Die feste Ruhepause ist von 9:00 bis 9:10 eingestellt und es werden 10 Minuten abgezogen.
Berechnete Ruhepausen
Die berechneten Ruhepausen bestimmen die Länge in Abhängigkeit von der abgearbeiteten Zeit.
Beispiel: Nach 3 abgearbeiteten Stunden ist eine 10-minütige Ruhepause angeordnet. Nach 6 abgearbeiteten Stunden ist einer 30-minütige Pflichtruhepause. Die abgearbeitete Zeit wird ab dem ersten Eintreffen zur Arbeit des jeweiligen Tages gerechnet.
Es muss aus der Option „Wir werden die Regeln der nachgerechneten Ruhepausen benutzt“ gewählt werden wie mit der Berechnung umgegangen werden soll…
Die Mindestdauer der Ruhepause, die miteinbegriffen werden soll – die Mindestdauer der Ruhepause bestimmt die Mindestdauer, die die Ruhepause haben kann, damit sie in diesen Abschnitt miteingerechnet wird.
Überstunden
Die Liste der Zeitzonen, die als Überstunden angesehen werden. Die Liste der Zeitzonen ermöglicht die einzelnen Zeitabschnitte einzustellen, in deren Rahmen die abgearbeitete Zeit als Überstunden angesehen wird und einer individuellen Art der Berechnung unterliegt – die Zeit, während der die Arbeit mit irgendeiner Begünstigung bevorteilt ist. Diese Zeit erfassen wir aus dem entsprechenden Überstundenkonto.
In das Überstundenkonto eingeben Mit dieser Funktion bestimmen wird das Überstundenzielkonto, auf dem die im gewählten Abschnitt abgearbeitete Zeit erfasst wird. Wir können das Überstundenkonto der Nachtarbeit, der Wochenendarbeit und der Arbeit an Staatsfeiertagen u.dgl. unterscheiden.
x % aus den berechneten Überstunden eingeben Die Überstundenarbeit wird im Ergebnis auf dem entsprechenden Konto, das ausgewählt wurde, gemeldet. Diese Information kann bei der Berechnung der Mitarbeiterlöhne ausgewertet und kompensiert werden. Eine der Möglichkeiten der Kompensierung ist auch die Gewährung der Begünstigung in Form der Erhöhung der abgearbeiteten Stunden, insofern diese zur Zeit der Überstunden abgeführt wurden. Von diesen Stunden kann dann der Freizeitausgleich geschöpft werden, oder sie können im Standardsatz ohne Zuschuss erstattet werden und der Zuschuss wird durch die Erhöhung der Stunden im System bestimmt.
Beispiel: Der Arbeitgeber gewährt eine Begünstigung in Höhe von 25 %. Das bedeutet, dass eine Überstunde = 1 Std. 15 min ist, und diese Zeit kann als Freizeitausgleich benutzt, oder erstattet werden. Die Arbeit von 20:00 bis 23:00 wird als Überstunden angesehen. Ich kann auswählen, wie mit den abgearbeiteten Stunden in diesem Intervall weiter umgegangen wird. Ich wähle das Konto, auf dem diese Zeit erfasst sein wird, bzw. auch die Höhe der gewährten Begünstigung, mit dem ich diese Zeit bei der Übertragung umrechnen werde.
Reporting-Zonen
Dieses Bookmark dient nur zur Überwachung bestimmter Tatsachen, die entstehen können. Es ermöglicht, eine Übersicht über verlangte Informationen ohne Eingriff in die Stunden- und Berechnungsaufteilung zu erlangen und so effektiv das Verhalten der Mitarbeiter zu überwachen.
Beispiel: Mich interessiert, wer und wie oft von 20:00 – 23:00 Uhr auf der Arbeit ist und wem dies als „Nachtarbeit” gerechnet wird. Diese Information wird mir zum Beispiel zum Filtern der nichtgewünschten häufigen Nachtarbeit zwecks der Erlangung der Begünstigung dienen.
Vorgehensweise: Abschnitt der Reporting-Zone und das Konto, auf dem diese Zeit gespeichert wird, einstellen.
Einstellung der Staatsfeiertage
In der Grundeinstellung wird der Staatsfeiertag als Tag aufgefasst, in dem keine Arbeitspflicht entsteht. Wenn die Bedürfnisse Ihrer Firma anders sind, ermöglicht diese Einstellung den Staatsfeiertag in den Modus eines Arbeitstags einzustellen. Die Möglichkeit der Erfassung der fehlenden Zeit auf das Abwesenheitskonto an den Staatsfeiertagen ist eine Funktion mit informativem Charakter. Bei ihrer Nutzung bekommen Sie eine Übersicht über die auf Grund des Staatsfeiertags fehlenden Stunden, ohne dass den Mitarbeitern ein Verstoß gegen die Arbeitszeit entstehen würde. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, müssen Sie in den Konten ein Abwesenheitskonto an Staatsfeiertagen einrichten.
Beispiel: Wenn auf einen Arbeitstag ein Staatsfeiertag anfällt, wird dieser Tag als freier Tag aufgefasst, wenn das Feld Arbeit am Staatsfeiertag angekreuzt ist, ist er im Modus eines Arbeitstags.
Aufrundung der Zeitkennzeichnung
Diese zwei Funktionen stellen die Aufrundung der Eintreff- und Abgangszeit sicher. Das Eintreffen wird nach oben auf das nächst liegende Vielfache der gewählten Zeit aufgerundet, der Abgang im Gegenteil dazu nach unten auf das nächst liegende Vielfache der gewählten Zeit abgerundet.
auf „Speichern“ klicken
Vorgehensweise für den Tagesregelumschalter
Der Tagesregelumschalter ermöglicht die Einstellung der Bedingungen des Schichtbetriebs in der Firma. Für die Bestimmung der zutreffenden Schicht definieren wir den Zeitabschnitt, während dessen das Eintreffen als Morgen-, Nachmittags- oder Nachtschicht ausgewertet wird. Das System wählt dann auf Grund der so eingestellten Regeln den konkreten Auswertungsmodus der Anwesenheit des jeweiligen Mitarbeiters aus. Im Rahmen des Tagesregelumschalters wird gleichzeitig die Wahl der Anwendung einer konkreten Regel im Fall einer Ganztagesabwesenheit gelöst.
Vorgehensweise:
- Auf „Regel erstellen“ klicken
Aus dem Typ der Regeln den „Tagesregelumschalter“ wählen.
- Bezeichnung der Regel: Wir empfehlen eine kurze zutreffende Bezeichnung
- Eintreffregeln: Sie stellen das Intervall der Eintreffzeiten zum Schichtbetrieb ein und in welche Schicht dieses Eintreffen fällt.
Beispiel: Der Mitarbeiter kommt zwischen 4:00 und 7:00 – seine Anwesenheit wird in die vordefinierte Schicht „8 Std.“ zugeordnet. Wenn er im Intervall 13:00 bis 15:00 kommt, wird die Anwesenheit in die vordefinierte Schicht „6 Std./p“ zugeordnet.
Umschalten der Regel, wenn der Mitarbeiter an dem Tag nicht zur Arbeit geht.
Falls der Mitarbeiter im Verlauf des ganzen Tages nicht zur Arbeit erscheint, kann mit dieser Funktion im Voraus die Regel bestimmt werden, die angewendet werden soll. Wenn er nicht jeden Tag eine Arbeitspflicht hat, muss dieses Feld nicht eingegeben werden.
Vorgehensweise: für die Wochenregel
Mit der Wochenregel passen Sie die Verteilung des Anspruchs an die Mitarbeiteranwesenheit im Verlauf der Arbeitswoche an. Auf diese Art können die unterschiedlichen Anforderungen an die konkreten Tage in der Woche spezifiziert werden – z. B. Amtstage.
Beispiel: In der Firma wird am Montag und Dienstag eine obligatorische Anwesenheit am Arbeitsplatz von 8:00 bis 16:00 verlangt, an den sonstigen Tagen nur von 8:00 bis 14:00. Im Rahmen der Wochenregel wähle ich aus dem erstellten Portfolio der Tagesregeln aus und ordne diese Tagesregeln den entsprechenden Tagen zu.
- Auf „Regel erstellen“ klicken
Aus dem Regeltyp die „Wochenregel“ auswählen“
Einstellung der Regel
- Bezeichnung der Regel: Wir empfehlen eine kurze zutreffende Bezeichnung
- Regeln für die Wochentage: Hier wählen Sie für jeden einen Tag von den bereits vordefinierten Tagesregeln aus.
auf „Speichern“ klicken
Liste der erstellten Arbeitsregeln
Die einzelnen Regeln können aus der angezeigten Liste der Arbeitsregeln angepasst werden, es kann ihre Kopie gebildet werden (dies wird bei der Erstellung von ähnlichen Regeln empfohlen) oder sie können gelöscht werden. Im Fall des Löschens (wird nicht empfohlen) kann es dazu kommen, dass manche bereits eingestellten Regeln aufhören zu funktionieren.
