Zeiterfassung: Unterschied zwischen den Versionen

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Das Bookmark Anwesenheit zeigt eine Übersicht der Informationen über die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Sie können diese Übersicht beliebig nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Auswahl führen Sie im Hauptpaneel des Bookmarks durch. Im Hauptpaneel des Bookmarks können Sie die Anzeigemöglichkeiten wählen, oder die Mitarbeiter filtern (Einzelpersonen, Abteilungen, Filialen, Teams, …), deren Anwesenheit sie angezeigt haben wollen. Die letzte Spalte ermöglicht die Anzeige der Gesamtinformationen des gewählten Charakters – die Übersicht, Konten, Verstöße, Einträge.
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Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter. <br>
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Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters in der ZWS-Web erfasst. <br>
  
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Die Möglichkeiten der Übersichtsanzeige sind folgende:
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In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:
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* tägliche
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<ul>
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* monatliche
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<li> Monatsübersicht </li>
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* jährliche
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<li> Tagesansicht </li>
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<li> Jahresübersicht </li>
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<li> Wochenübersicht </li>
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</ul>
  
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==Personalisierte Ansicht==
  
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Wenn im Feld „Mitarbeiterfilter“ nicht anders definiert ist, wird die Übersicht aller Mitarbeiter angezeigt.
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In allen Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Hierbei gibt es folgende Anpassungsmöglichkeiten.
  
  
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[[File:Dochazka1.png]]
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=== Anzeigeoptionen ===
  
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Erklärung der Bearbeitungszeile von links nach rechts.
  
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== Tagesübersicht ==
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[[File:Zeiterfassung-Übersicht.png|ohne|gerahmt|Bearbeitungszeile]]
  
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Die Tagesübersicht zeigt die Einträge für einen konkreten Tag an. In dieser Übersicht können manuelle Anpassungen, Berichtigungen und Eingriffe in die Anwesenheit durchgeführt werden. Hier werden Verstöße gegen die Arbeitsregeln, nachträgliche Einträge der fehlenden Eintreffen oder Abgänge freigegeben.
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{| class="wikitable"
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! Option                !! Einstellmöglichkeiten                     
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| Modul                || Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt<br>mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden <strong>[[Zeiterfassung#Module | hier]] </strong> erläutert.       
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| Mitarbeiter Auswahl  || Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. <br> Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern.
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| Andere Filter        || Hier können sämtliche Angaben ausgeblendet, bzw. eingeblendet werden (standardmäßig wird alles angezeigt).<br>Man kann hier sowohl einzelne Profile (z.B. Urlaube, Krankheiten, etc.), Verstöße (z.B. Kernzeitverstöße, Sollzeit nicht erfüllt, etc.) oder auch ganze Tage (z.B. Wochenenden) ausblenden.
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| Konfiguration        || Hier lässt sich die Darstellung abändern und Dinge wie Spalten- und Zeilensummen konfigurieren. Genauere Erklärung <strong>[[Zeiterfassung#Konfiguration | hier]]</strong>.
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| Art der Übersicht     || Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln.<br>Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen).<br>Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet. 
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| Zeitraum              || Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen.
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| Wechseln zu...        || Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Mitarbeitern wechseln.  
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| ∑ (Summenzeichen)    || Hier lassen sich in der Monatsübersicht  Summen für ausgewählte Tage bilden. Markiert man z.B. bei einem Mitarbeiter eine gewisse Anzahl an Tagen und drückt auf das Summenzeichen, so wird eine kleine Summierung der Sollzeit, Gearbeitete Zeit, Saldo und Anzahl der Verstöße in diesem Zeitraum angezeigt.
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|}
  
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===Module===
  
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[[File:Dochazka2.png|1280px]]
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Die Module bieten verschiedene Funktionen. Hier eine kleine Auflistung.  
  
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{| class="wikitable"
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! Modul                !! Funktion                     
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| Zeiterfassung        || Der Reiter Zeiterfassung bleibt die zentrale Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter in einer Übersicht. Die Module Abwesenheiten, Genehmigung und Berichte können auch im Modul Zeiterfassung über das Kontextmenü ausgeführt werden.       
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| Sperren              || Hier kann die Zeiterfassung ge- bzw. entsperrt werden, ebenso befindet sich hier eine Übersicht aller gesperrter Datensätze.
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| Schichten            || Hier können Schichten geplant und genehmigt werden. Solange keine Genehmigung der Schichten erfolgt hat dieses Modul keine Auswirkung auf die Zeiterfassung.
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| Position              || Hier werden, sofern Stempelungen per Smartphone App benutzt wird, die GPS Koordinaten der Stempelungen angezeigt (sofern aktiviert)
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| Genehmigungen        || Hier werden Urlaubsanträge und Buchungsanfragen angezeigt ohne dass der Punkt Zeiterfassung verlassen werden muss.
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| Berichte              || Hier kann sofort für die getroffene Auswahl (Zeit und Mitarbeiter) ein Bericht erstellt und gespeichert werden. Der Punkt Berichte muss nicht erst über das Menüband aufgerufen werden
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| Abwesenheiten        || Hier können alle Abwesenheiten des Jahres / Monats / der Woche oder des Mitarbeiters (je nach Einstellung der Art der Übersicht) eingesehen bzw. bearbeitet werden. Das Kontextmenü verfügt nur über den Punkt Abwesenheiten hinzufügen / Abwesenheit löschen und Statistik
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|}
  
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=== Kopfteil ===
+
===Konfiguration===
−
Übersichtstyp: Tagesübersicht
 
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Mitarbeiter: Angezeigt wird der Name des Mitarbeiters – Umschalten der Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge mithilfe der Pfeile, Tag: der Tag, dessen Anwesenheit angezeigt wird – mithilfe der Pfeile wird der Tag verschoben +/-.
 
  
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=== Einträge ===
+
Über den Punkt "Konfiguration" lässt sich die Darstellung der Übersicht anpassen. Um eine neue Konfiguration anzulegen muss auf den Namen der aktuellen Konfiguration geklickt werden (nicht auf den Pfeil).
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Die Einträge zeigen die Zeit des Eintreffens und des Abgangs vom Arbeitsplatz, die Ruhepause und ihre zusätzliche Information – Abgang zum Arzt, auf eine Arbeitsreise an. Die Einträge können nachträglich angepasst und ergänzt werden – es kann das Eintreffen, der Abgang, oder ein fehlerhafter Eintrag gelöscht werden.
+
Dann öffnet sich folgendes Fenster.
  
−
=== Übersichten ===
+
[[File:Konfig.PNG|ohne|gerahmt|Konfiguration]]
−
Die Übersichten geben Informationen darüber, nach welcher Arbeitsregel sich die Anwesenheit für den konkreten Tag richtet, welche die Arbeitspflicht ist, wie viele Stunden der Mitarbeiter tatsächlich auf der Arbeit war und wie viel Zeit von dieser Dauer für die Ruhepausen abgezogen wurde.
 
  
−
=== Bilanzen ===
+
Hier lässt sich nun die Standardkonfiguration anpassen. Wir empfehlen bei Änderungen aber eine neue Konfiguration anzulegen. Dafür oben mit dem Plus einfach einen neuen Tab generieren und diesen wie gewünscht benennen.  
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Hier wird der Stand des Saldos (der Überstunden) summarisch vom Vortag (Anfangsstand) angezeigt und zu diesem Stand wird der neue Stand vom jeweiligen Tag (Endstand) zugerechnet oder abgezogen. Diese Angabe kann in keiner Weise geändert werden.
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Hier nun mal alle möglichen Anpassungen in Tabellenform.  
  
−
=== Verstöße ===
+
{| class="wikitable"
−
In diesem Fenster sind die einzelnen Verstöße gegen die Regeln aufgeschlüsselt. Hier werden Möglichkeiten angeboten, wie man diese Verstöße in der Anwesenheit berücksichtigen kann.
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! Konfiguration                !! Funktion                     
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| Ansicht auswählen            || Hier gibt es 2 Möglichkeiten. Eigenschaften: die gewünschten Anzeigewerte (z.B. Sollstunden, Ist-Stunden, bezahlte Zeit, Pause, usw.) können in der unten angegeben Tabelle definiert und ausgewählt werden. Arbeitszeitleiste (nur in der Wochenansicht): stellt die Arbeitszeitleiste wie in der Tagesansicht auch in der Wochenansicht dar.   
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| Eigenschaften                || Hier lässt sich konfigurieren, welche Infos in den einzelnen Tagen der Monatsübersicht angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier oben die Gearbeitete Zeit und daruter die Sollarbeitszeit angezeigt. Ebenso wird hier die Farbe des entsprechenden Verstoßes angezeigt. Hier kann man nun auswählen ob man andere Infos wie Saldo angezeigt werden soll.
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| Hintergrund Farbe            || Hier gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten.<br/>
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"Standard" ist ein weißer Hintergrund: [[File:Standard.PNG|ohne|gerahmt]]
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"Farbe" hier wird der Hintergrund entsprechend des Verstoßes gefärbt (z.B. Fehlbuchung = braun oder Sollzeitverstoß = rot): [[File:Farbe.PNG|ohne|gerahmt]]
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"Arbeitsregel" hier wird die Farbe angezeigt die beim Arbeitsprofil des entsprechenden Tages hinterlegt ist (Die Farbe wird bei den Arbeitsprofilen hinterlegt): [[File:Arbeitsprofil.PNG|ohne|gerahmt]]
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| Tabellen Summeneinstellungen || Hier gibt es die Möglichkeit Zeilen und Summenspalten hinzuzufügen. Z.B. kann man hier eine Spaltensumme anzeigen lassen, die entsprechend die Gearbeitete Zeit aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag summiert. Genau so kann man aber über das Dropdown Menü "Funktion" die Summe in Durchschnitt, Maximum, Minimum, etc. tauschen. Bei den Zeilensummen sind die Funktionen ähnlich, nur dass hier für einen Miterbeiter die gewünschten Werte für den ausgewählten Monat angezeigt werden. Ein kleines Beispiel sehen Sie im folgenden Screenshot.
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| Optionen Kontextmenü        || In der Monatsübersicht können mehrere Tage ausgewählt und mit Rechtsklick bearbeitet werden. Standardmäßig werden dort eine Vielzahl von Möglichkeiten angezeigt. Sollte man verschiedene Funktionen davon nicht brauchen, kann man Sie hier aus dieser Auswahl entfernen oder wieder hinzufügen.  
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|}
  
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== Monatsübersicht ==
 
  
−
Die Monatsübersicht zeigt die Einträge für einen ganzen Kalendermonat an.
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Hier eine Beispielkonfiguration mit den Farben des Arbeitsprofils im Hintergrund und Spalten + Zeilensummen.  
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Farbig sind die Verstöße gegen die Arbeitsregel angezeigt und nummerisch ist die Zeit ausgedrückt, die fehlt oder zusätzlich ist.
 
  
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[[File:Dochazka1.png]]
+
[[File:Summen.png|ohne|gerahmt|Summenzeilen und -spalten]]
  
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===Tabs===
  
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=== Kopfteil ===
+
Konfigurationen können in verschiedenen Tabs gespeichert, bzw. hinterlegt werden.
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Übersichtstyp: Monatsübersicht
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Um einen neuen Tab anzulegen muss das Plus in der Tab-Leiste gedrückt werden. Dem Tab kann dann über das Stiftsymbol ein Name zugewiesen werden.
  
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[[File:Tabs.png|ohne|gerahmt|Tabs anlegen und bearbeiten.]]
  
−
=== Mitarbeiterfilter ===
+
== Monatsübersicht ==
−
Falls das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Übersicht der Anwesenheit aller Mitarbeiter angezeigt. Sie können die Übersicht nur eines konkreten Mitarbeiters, einer Abteilung, eines Teams, u.dgl. wählen.
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Übersicht ===
 
−
 
 
−
Im Hauptpaneel wird die summarische Übersicht in Abhängigkeit vom gewählten Filter angezeigt. Die berechneten Angaben können für die ganze Firma oder für einen konkreten Mitarbeiter angezeigt werden. Für das Anzeigen eines Mitarbeiters genügt es, diesen Mitarbeiter in der Haupttabelle zu markieren. Für das Anzeigen eines konkreten Tags markieren Sie den gewünschten Tag in der Haupttabelle
 
−
 
 
−
'''Beispiel:'''''es ist die ganze Firma gewählt''
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka301.png|1280px]]
 
−
 
 
−
 
 
−
'''Beispiel:'''''es ist ein Mitarbeiter gewählt''
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka302.png|1280px]]
 
−
 
 
−
=== Legende ===
 
−
 
 
−
Zeigt im unteren Teil eine farbige Legende zur leichteren Orientierung.
 
−
 
 
−
=== Verschiedenes ===
 
−
 
 
−
Hier können Sie freie Tage, Arbeitstage oder alle Tage auswählen; sie können hier auch die Textanzeige in den Spalten auf abgearbeitete Stunden, den Kontostand oder ohne Text ändern.
 
−
 
 
−
=== Bilanzen ===
 
−
Übersicht des Standes der genutzten Konten, die verschiedene Tatsachen erfassen – Urlaub, Nachtarbeit, Krankheit… Diese Angaben können für den ganzen Monat, oder für die einzelnen Tage durch die Markierung der zutreffenden Felder in der Tabelle angezeigt werden.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka4.png]]
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka5.png]]
 
−
 
 
−
=== Abwesenheit ===
 
−
 
 
−
Hier können Sie sehen, wann die Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz waren und aus welchem Grund. Dies können Sie auf die Übersicht eines Mitarbeiters, mehrerer Mitarbeiter oder der ganzen Firma ändern.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka12.png]]
 
−
 
 
−
=== Verstöße ===
 
−
Es werden Verstöße gegen die Arbeitspflichten entweder im ganzen Monat oder für den markierten Tag/Tage angezeigt und zwar entweder für einen Mitarbeiter, eine Mitarbeitergruppe oder die ganze Firma.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[File:Dochazka6.png]]
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Einträge ===
 
−
Summarische Übersicht der Einträge für den ausgewählten Zeitraum.
 
  
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In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter. <br>
 +
Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich <br>
 +
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden. <br>
 +
Bei ungelösten Verstößen erscheint bei dem entsprechenden Tag eine rote Ecke. Bei offenen Genehmigungen wird eine blaue Ecke angezeigt. Wurde der Verstoß<br>
 +
behoben oder die Genehmigung erledigt, verschwindet die Ecke. Ein Tag gilt also als abgeschlossen, sobald sich keine farbige Ecke mehr auf diesem Tag befindet.
  
−
[[File:Dochazka7.png]]
 
  
 +
[[File:Monatsübersicht-neu.png|ohne|1600px|Monatsübersicht mit Beispieldaten.]]
  
−
Filtr konkrétního zaměstnance a konkrétního dne nastavíte označením patřičného údaje v hlavní tabulce.Den Filter des konkreten Mitarbeiters und des konkreten Tages stellen Sie durch die Kennzeichnung der zutreffenden Angabe in der Haupttabelle ein.
 
  
 +
=== Bearbeitungsoptionen ===
  
−
[[File:Dochazka8.png]]
+
In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten. <br>
 +
Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.  
  
  
−
=== Anpassungen der Anwesenheit ===
+
[[File:Zeiterfassung2.PNG|ohne|1600px|Monatsübersicht mit drei markierten Tagen und verfügbaren Bearbeitungsoptionen.]]
  
−
Wenn Sie eine Änderung einer Angabe durchzuführen benötigen (ändern, einen Verstoß freigeben…), markieren Sie das Feld, in dem die Änderung durchgeführt werden soll, und klicken mit der rechten Maustaste.
+
<big style="font-size:200%;">&#9998;</big><br>
 +
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü. <br>
 +
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung. <br>
 +
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen. <br>
 +
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden. <br>
 +
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden. <br>
 +
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.
  
−
Die Auswahl führen Sie in der folgenden Tabelle der Möglichkeiten durch:
+
== Tagesansicht ==
  
 +
In der Tagesansicht sind detaillierte Informationen zu allen Buchungen, Bilanzen, Verstöße etc. eines Mitarbeiter ersichtlich. <br>
 +
Korrigieren und bearbeiten Sie hier alle nötigen Parameter bzgl. der Zeiterfassung des Mitarbeiter.
  
−
[[File:Dochazka9.png]]
 
  
 +
[[File:Zeiterfassung3.PNG|ohne|1600px|Tagesansicht - hier: Buchungen und Tageszusammenfassung.]]
  
−
Die ersten zwei Zeilen geben eine Information über den Mitarbeiternamen und das Datum, an dem die Anpassung durchgeführt wird.
+
Die Bereiche passen sich der Größe des Browserfensters an. Aufbau und Anordnung der Bereiche können daher vom gezeigten Beispiel abweichen.<br>
 +
In der folgenden Tabelle werden die Bereiche genauer erläutert.
  
 +
<table cellpadding="5px" class="wikitable">
 +
<tr><th height="40">  Bereich  </th><th>  Beschreibung  </th></tr>
 +
<tr><td rowspan="2"> <span style="font-weight:bold;">  Buchungen </span></td>
 +
<td>      [[File:Zeiterfassung 3.1.PNG|ohne|1500px]]        </td></tr>
 +
<tr><td> Im Bereich der Buchungen werden alle getätigten Buchungen für den jeweiligen Tag angezeigt. <br> Durch das Anhaken von <span style="font-weight:bold;">Zeige Details</span> vergrößert sich die Tabelle und zeigt weitere Parameter zu jeder Buchung an. <br> Unter anderem wird dadurch ersichtlich, über welche Quelle gebucht wurde, ob eine Änderung an der Buchung vorgenommen wurde, ob zur Buchung ein Hinweis oder GPS-Daten hinterlegt wurden etc.<br> Klicken Sie auf die Schaltfläche <span style="font-weight:bold; color:#0066cc;"> Bearbeiten</span>, um neue Buchungen hinzuzufügen oder bestehende zu bearbeiten.</td></tr>
 +
<tr><td rowspan="2"> <span style="font-weight:bold;">  Abwesenheiten  </span></td>
 +
<td>  [[File:Zeiterfassung4.PNG|links]][[File:Zeiterfassung5.PNG|mitte]]  </td> </tr>
 +
<tr> <td> In diesem Bereich werden Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeiters verwaltet. <br>
 +
Sollen diese für den ganzen Tag gelten oder die Rest-Arbeitszeit automatisch auf die Sollzeit auffüllen, reicht ein Klick auf <span style="font-weight:bold; color:#0066cc;">Abwesenheit hinzufügen</span> und die gewünschte Abwesenheit. <br>
 +
Erfolgt eine Abwesenheit gleich am Anfang des Tages, oder möchte man dem System eine konkrete Zeit der Abwesenheit mitteilen, muss die Schaltfläche "Erweiterte Abwesenheit" gewählt werden. <br>
 +
Anschließend stehen mehrere Optionen zu Verwaltung der Abwesenheit bereit. Diese werden über die Informations-Schaltfläche ausführlich im ZWS-Web erklärt. <br>
 +
Im obigen Beispiel hatte der Mitarbeiter am Morgen einen Arzttermin und kam daher später zur Arbeit, über die erweiterte Abwesenheit &#10132; Geleistet an einem Tagesintervall, wurde dieses Problem gelöst. </td> </tr>
 +
<tr><td rowspan="2">  <span style="font-weight:bold;"> Zusammenfassungen </span></td>
 +
<td>    [[File:Zeiterfassung6.PNG|ohne]]      </td></tr>
 +
<tr><td> Die Zusammenfassung zeigt verschiedene Zeiten für den jeweiligen Tag an. <br>
 +
Über die Schaltfläche <span style="font-weight:bold; color:#0066cc;">Ändern</span> können Sie das Tagesprofil für diesen Tag ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein, <br>
 +
wenn der Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage unter einem anderen Tagesprofil arbeiten soll. Dadurch entfällt der Wechsel über Mitarbeiter/Verträge. <br>
 +
Außerdem können hier direkt erweiterte Abwesenheiten eingegeben sowie die Tageslänge gekürzt werden. <br>
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Die Arbeitszeitleiste veranschaulicht den Arbeitsverlauf eines Mitarbeiters. Anwesenheiten werden grün dargestellt, Abwesenheiten rot. </td></tr>
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<tr><td rowspan="2"> <span style="font-weight:bold;"> Bilanz </span></td>
 +
<td> [[File:Zeiterfassung7.PNG|ohne]]  </td></tr>
 +
<tr><td> Die Bilanz listet die Profile des Mitarbeiters auf. An erster Stelle steht das Saldoprofil (auch Gleitzeitkonto genannt).
 +
<ul>
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<li>Die Spalte "Aus Vortag" übernimmt alle Salden des Vortags. Änderungen an Zeiten vorheriger Tage haben Auswirkung auf Salden aller nachfolgender Tage.</li>
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<li>In der "Heute" Spalte werden die Differenz-Salden des Mitarbeiter gelistet. Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine Sollzeit von 8 Stunden und arbeitet 8:39H, <br>
 +
erhält er 39 Minuten auf sein Gleitzeitkonto gutgeschrieben. </li>
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<li>Über die Schaltfläche  <span style="font-weight:bold; color:#0066cc;"> Bearbeiten</span> können Sie Korrekturen an den Profilen vornehmen.</li>
 +
<li>In der Spalte Kappung erscheinen durch [[Saldokorrektur Regeln]] durchgeführte Änderungen. </li>
 +
<li> Am Ende des Tages, nachdem der Mitarbeiter gestempelt und Korrekturregeln durchgeführt wurden, steht der errechnete Abschluss zur Übernahme in den folgenden Tag bereit.</li>
 +
</ul>
 +
<tr><td rowspan="2"> <span style="font-weight:bold;"> Zeiterfassung sperren </span></td>
 +
<td> [[File:Sperre.PNG|ohne]]  </td></tr>
 +
<tr><td> Über diesen Button lässt sich die Zeiterfassung für einen bestimmten Zeitraum sperren.
 +
<ul>
 +
<li>Das bedeutet, dass für den gesperrten Bereich keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Das Sperren der Zeiterfassung kann mehrstufig (Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Unternehmensadministrator) erfolgen.</li>
 +
<big style="font-size:200%;">&#9888;</big><br />
 +
Sollten Änderungen an den entsprechenden Arbeitsprofilen vorgenommen werden, ist dies nur über die [[Arbeitsprofile#Versionierung| Versionierung]] möglich.
 +
</ul>
  
−
Die weiteren Zeilen bieten die Wahl der gewünschten Änderung an:
+
</td></tr>
−
* Eine Abwesenheit hinzufügen
+
</table>
−
* Reports
 
−
* Kontohistorie
 
−
* Kontoänderung hinzufügen
 
−
* Eintrag hinzufügen
 
−
* Tagesübersicht
 
  
 +
Um die Saldenhistorie eines Mitarbeiters einzusehen, muss zur Einstellung [[Abwesenheiten & Salden#Saldenhistorie| Abwesenheiten & Salden / Saldenhistorie]] navigiert werden.
  
−
Des Weiteren auch Aktivitäten, die mit einem Verstoß gegen die Regeln zusammenhängen, zum Beispiel:
+
== Jahresübersicht ==
−
* Verstoß gegen die Regeln der Basisarbeitszeit freigeben
 
−
* Fehlende Zeit freigeben
 
  
 +
Diese Übersicht bietet einen Jahresüberblick über einen Mitarbeiter. Aussehen und Handhabung sind gleich wie in der Monatsübersicht.
  
  
−
Die Markierung können Sie für einen konkreten Tag und einen konkreten Mitarbeiter, oder auch für eine beliebige Anzahl an Tagen und Mitarbeitern durchführen.
+
[[File:Zeiterfassung8.PNG|ohne|1600px|Eine Jahresübersicht mit Legende.]]
 +
<big style="font-size:200%;">&#9998;</big><br>
 +
Wählen Sie im Feld Mitarbeiter und Jahr die gewünschten Optionen aus.<br>
 +
Doppelklicken Sie einen Tag an, um in die Tagesansicht zu gelangen.
  
−
Ist ein Tag markiert, so wird die Änderung für diesen Tag beim ausgewählten Mitarbeiter durchgeführt.
 
  
 +
==Wochenübersicht==
  
−
[[File:Dochazka10.png]]
+
Es gibt zwei verschiedene Wochenübersichten. Einmal die Mitarbeiter Wochenübersicht und einmal die Gruppen Wochenübersicht.  
  
 +
Bei der Mitarbeiterübersicht wird eine mitarbeiterbezogene wochenweise Übersicht für einen ausgewählten Monat angezeigt. Hierbei sind die Spalten in die einzelnen Wochentage und die Zeilen in die einzelnen Kalenderwochen eingeteilt. Jede Woche die auf den ausgewählten Monat fällt, wird angezeigt.
  
−
Wenn ein längerer Zeitabschnitt oder mehrere Mitarbeiter markiert sind, so wird die Änderung in allen so markierten Feldern durchgeführt. Die  Information über den Zeitabschnitt und die Mitarbeiteranzahl ist in den ersten beiden Zeilen angeführt.
+
[[File:Woche Mitarbeiter.PNG|ohne|1600px|Eine Jahresübersicht mit Legende.]]
  
 +
Bei der Gruppen Wochenübersicht wird die ausgewählte Kalenderwoche mit allen ausgewählten Mitarbeitern angezeigt. Die Zeilen hierbei in die einzelnen Mitarbeiter und die Spalten in die einzelnen Tage der ausgewählten Woche eingeteilt.
  
−
[[File:Dochazka11.png]]
+
[[File:Woche Gruppe.PNG|ohne|1600px|Eine Jahresübersicht mit Legende.]]
  
  
−
Verfolgen Sie bei den Anpassungen immer aufmerksam, ob das Feld richtig markiert ist und ob die Angaben der ersten beiden Zeilen dem gewünschten Datum und Mitarbeiter entsprechen.
 
  
  
−
[[Reports|Nächste Seite]]
+
----
  
−
[[Mitarbeiter|Vorige Seite]]
 
  
−
[[Hilfe iTA|Zurück zur Hauptseite]]
+
<div style="text-align:center">
 +
[[ZWS_Hilfe|Zurück zur ZWS-Hilfe]] </div>

Aktuelle Version vom 14. August 2024, 05:24 Uhr

Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter.
Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters in der ZWS-Web erfasst.

In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:

  • Monatsübersicht
  • Tagesansicht
  • Jahresübersicht
  • Wochenübersicht

Personalisierte Ansicht

In allen Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Hierbei gibt es folgende Anpassungsmöglichkeiten.


Anzeigeoptionen

Erklärung der Bearbeitungszeile von links nach rechts.

Bearbeitungszeile
Option Einstellmöglichkeiten
Modul Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt
mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden hier erläutert.
Mitarbeiter Auswahl Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption.
Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern.
Andere Filter Hier können sämtliche Angaben ausgeblendet, bzw. eingeblendet werden (standardmäßig wird alles angezeigt).
Man kann hier sowohl einzelne Profile (z.B. Urlaube, Krankheiten, etc.), Verstöße (z.B. Kernzeitverstöße, Sollzeit nicht erfüllt, etc.) oder auch ganze Tage (z.B. Wochenenden) ausblenden.
Konfiguration Hier lässt sich die Darstellung abändern und Dinge wie Spalten- und Zeilensummen konfigurieren. Genauere Erklärung hier.
Art der Übersicht Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln.
Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen).
Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet.
Zeitraum Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen.
Wechseln zu... Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Mitarbeitern wechseln.
∑ (Summenzeichen) Hier lassen sich in der Monatsübersicht Summen für ausgewählte Tage bilden. Markiert man z.B. bei einem Mitarbeiter eine gewisse Anzahl an Tagen und drückt auf das Summenzeichen, so wird eine kleine Summierung der Sollzeit, Gearbeitete Zeit, Saldo und Anzahl der Verstöße in diesem Zeitraum angezeigt.

Module

Die Module bieten verschiedene Funktionen. Hier eine kleine Auflistung.

Modul Funktion
Zeiterfassung Der Reiter Zeiterfassung bleibt die zentrale Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter in einer Übersicht. Die Module Abwesenheiten, Genehmigung und Berichte können auch im Modul Zeiterfassung über das Kontextmenü ausgeführt werden.
Sperren Hier kann die Zeiterfassung ge- bzw. entsperrt werden, ebenso befindet sich hier eine Übersicht aller gesperrter Datensätze.
Schichten Hier können Schichten geplant und genehmigt werden. Solange keine Genehmigung der Schichten erfolgt hat dieses Modul keine Auswirkung auf die Zeiterfassung.
Position Hier werden, sofern Stempelungen per Smartphone App benutzt wird, die GPS Koordinaten der Stempelungen angezeigt (sofern aktiviert)
Genehmigungen Hier werden Urlaubsanträge und Buchungsanfragen angezeigt ohne dass der Punkt Zeiterfassung verlassen werden muss.
Berichte Hier kann sofort für die getroffene Auswahl (Zeit und Mitarbeiter) ein Bericht erstellt und gespeichert werden. Der Punkt Berichte muss nicht erst über das Menüband aufgerufen werden
Abwesenheiten Hier können alle Abwesenheiten des Jahres / Monats / der Woche oder des Mitarbeiters (je nach Einstellung der Art der Übersicht) eingesehen bzw. bearbeitet werden. Das Kontextmenü verfügt nur über den Punkt Abwesenheiten hinzufügen / Abwesenheit löschen und Statistik

Konfiguration

Über den Punkt "Konfiguration" lässt sich die Darstellung der Übersicht anpassen. Um eine neue Konfiguration anzulegen muss auf den Namen der aktuellen Konfiguration geklickt werden (nicht auf den Pfeil). Dann öffnet sich folgendes Fenster.

Konfiguration

Hier lässt sich nun die Standardkonfiguration anpassen. Wir empfehlen bei Änderungen aber eine neue Konfiguration anzulegen. Dafür oben mit dem Plus einfach einen neuen Tab generieren und diesen wie gewünscht benennen. Hier nun mal alle möglichen Anpassungen in Tabellenform.

Konfiguration Funktion
Ansicht auswählen Hier gibt es 2 Möglichkeiten. Eigenschaften: die gewünschten Anzeigewerte (z.B. Sollstunden, Ist-Stunden, bezahlte Zeit, Pause, usw.) können in der unten angegeben Tabelle definiert und ausgewählt werden. Arbeitszeitleiste (nur in der Wochenansicht): stellt die Arbeitszeitleiste wie in der Tagesansicht auch in der Wochenansicht dar.
Eigenschaften Hier lässt sich konfigurieren, welche Infos in den einzelnen Tagen der Monatsübersicht angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier oben die Gearbeitete Zeit und daruter die Sollarbeitszeit angezeigt. Ebenso wird hier die Farbe des entsprechenden Verstoßes angezeigt. Hier kann man nun auswählen ob man andere Infos wie Saldo angezeigt werden soll.
Hintergrund Farbe Hier gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten.
"Standard" ist ein weißer Hintergrund:
Standard.PNG
"Farbe" hier wird der Hintergrund entsprechend des Verstoßes gefärbt (z.B. Fehlbuchung = braun oder Sollzeitverstoß = rot):
Farbe.PNG
"Arbeitsregel" hier wird die Farbe angezeigt die beim Arbeitsprofil des entsprechenden Tages hinterlegt ist (Die Farbe wird bei den Arbeitsprofilen hinterlegt):
Arbeitsprofil.PNG
Tabellen Summeneinstellungen Hier gibt es die Möglichkeit Zeilen und Summenspalten hinzuzufügen. Z.B. kann man hier eine Spaltensumme anzeigen lassen, die entsprechend die Gearbeitete Zeit aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag summiert. Genau so kann man aber über das Dropdown Menü "Funktion" die Summe in Durchschnitt, Maximum, Minimum, etc. tauschen. Bei den Zeilensummen sind die Funktionen ähnlich, nur dass hier für einen Miterbeiter die gewünschten Werte für den ausgewählten Monat angezeigt werden. Ein kleines Beispiel sehen Sie im folgenden Screenshot.
Optionen Kontextmenü In der Monatsübersicht können mehrere Tage ausgewählt und mit Rechtsklick bearbeitet werden. Standardmäßig werden dort eine Vielzahl von Möglichkeiten angezeigt. Sollte man verschiedene Funktionen davon nicht brauchen, kann man Sie hier aus dieser Auswahl entfernen oder wieder hinzufügen.


Hier eine Beispielkonfiguration mit den Farben des Arbeitsprofils im Hintergrund und Spalten + Zeilensummen.

Summenzeilen und -spalten

Tabs

Konfigurationen können in verschiedenen Tabs gespeichert, bzw. hinterlegt werden. Um einen neuen Tab anzulegen muss das Plus in der Tab-Leiste gedrückt werden. Dem Tab kann dann über das Stiftsymbol ein Name zugewiesen werden.

Tabs anlegen und bearbeiten.

Monatsübersicht

In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter.
Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden.
Bei ungelösten Verstößen erscheint bei dem entsprechenden Tag eine rote Ecke. Bei offenen Genehmigungen wird eine blaue Ecke angezeigt. Wurde der Verstoß
behoben oder die Genehmigung erledigt, verschwindet die Ecke. Ein Tag gilt also als abgeschlossen, sobald sich keine farbige Ecke mehr auf diesem Tag befindet.


Monatsübersicht mit Beispieldaten.


Bearbeitungsoptionen

In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten.
Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.


Monatsübersicht mit drei markierten Tagen und verfügbaren Bearbeitungsoptionen.

✎
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü.
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung.
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen.
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden.
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden.
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.

Tagesansicht

In der Tagesansicht sind detaillierte Informationen zu allen Buchungen, Bilanzen, Verstöße etc. eines Mitarbeiter ersichtlich.
Korrigieren und bearbeiten Sie hier alle nötigen Parameter bzgl. der Zeiterfassung des Mitarbeiter.


Tagesansicht - hier: Buchungen und Tageszusammenfassung.

Die Bereiche passen sich der Größe des Browserfensters an. Aufbau und Anordnung der Bereiche können daher vom gezeigten Beispiel abweichen.
In der folgenden Tabelle werden die Bereiche genauer erläutert.

Bereich Beschreibung
Buchungen
Zeiterfassung 3.1.PNG
Im Bereich der Buchungen werden alle getätigten Buchungen für den jeweiligen Tag angezeigt.
Durch das Anhaken von Zeige Details vergrößert sich die Tabelle und zeigt weitere Parameter zu jeder Buchung an.
Unter anderem wird dadurch ersichtlich, über welche Quelle gebucht wurde, ob eine Änderung an der Buchung vorgenommen wurde, ob zur Buchung ein Hinweis oder GPS-Daten hinterlegt wurden etc.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um neue Buchungen hinzuzufügen oder bestehende zu bearbeiten.
Abwesenheiten
Zeiterfassung4.PNG
Zeiterfassung5.PNG
In diesem Bereich werden Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeiters verwaltet.

Sollen diese für den ganzen Tag gelten oder die Rest-Arbeitszeit automatisch auf die Sollzeit auffüllen, reicht ein Klick auf Abwesenheit hinzufügen und die gewünschte Abwesenheit.
Erfolgt eine Abwesenheit gleich am Anfang des Tages, oder möchte man dem System eine konkrete Zeit der Abwesenheit mitteilen, muss die Schaltfläche "Erweiterte Abwesenheit" gewählt werden.
Anschließend stehen mehrere Optionen zu Verwaltung der Abwesenheit bereit. Diese werden über die Informations-Schaltfläche ausführlich im ZWS-Web erklärt.

Im obigen Beispiel hatte der Mitarbeiter am Morgen einen Arzttermin und kam daher später zur Arbeit, über die erweiterte Abwesenheit ➔ Geleistet an einem Tagesintervall, wurde dieses Problem gelöst.
Zusammenfassungen
Zeiterfassung6.PNG
Die Zusammenfassung zeigt verschiedene Zeiten für den jeweiligen Tag an.

Über die Schaltfläche Ändern können Sie das Tagesprofil für diesen Tag ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein,
wenn der Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage unter einem anderen Tagesprofil arbeiten soll. Dadurch entfällt der Wechsel über Mitarbeiter/Verträge.
Außerdem können hier direkt erweiterte Abwesenheiten eingegeben sowie die Tageslänge gekürzt werden.

Die Arbeitszeitleiste veranschaulicht den Arbeitsverlauf eines Mitarbeiters. Anwesenheiten werden grün dargestellt, Abwesenheiten rot.
Bilanz
Zeiterfassung7.PNG
Die Bilanz listet die Profile des Mitarbeiters auf. An erster Stelle steht das Saldoprofil (auch Gleitzeitkonto genannt).
  • Die Spalte "Aus Vortag" übernimmt alle Salden des Vortags. Änderungen an Zeiten vorheriger Tage haben Auswirkung auf Salden aller nachfolgender Tage.
  • In der "Heute" Spalte werden die Differenz-Salden des Mitarbeiter gelistet. Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine Sollzeit von 8 Stunden und arbeitet 8:39H,
    erhält er 39 Minuten auf sein Gleitzeitkonto gutgeschrieben.
  • Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Korrekturen an den Profilen vornehmen.
  • In der Spalte Kappung erscheinen durch Saldokorrektur Regeln durchgeführte Änderungen.
  • Am Ende des Tages, nachdem der Mitarbeiter gestempelt und Korrekturregeln durchgeführt wurden, steht der errechnete Abschluss zur Übernahme in den folgenden Tag bereit.
Zeiterfassung sperren
Sperre.PNG
Über diesen Button lässt sich die Zeiterfassung für einen bestimmten Zeitraum sperren.
  • Das bedeutet, dass für den gesperrten Bereich keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Das Sperren der Zeiterfassung kann mehrstufig (Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Unternehmensadministrator) erfolgen.

    • ⚠
    Sollten Änderungen an den entsprechenden Arbeitsprofilen vorgenommen werden, ist dies nur über die Versionierung möglich.

Um die Saldenhistorie eines Mitarbeiters einzusehen, muss zur Einstellung Abwesenheiten & Salden / Saldenhistorie navigiert werden.

Jahresübersicht

Diese Übersicht bietet einen Jahresüberblick über einen Mitarbeiter. Aussehen und Handhabung sind gleich wie in der Monatsübersicht.


Eine Jahresübersicht mit Legende.

✎
Wählen Sie im Feld Mitarbeiter und Jahr die gewünschten Optionen aus.
Doppelklicken Sie einen Tag an, um in die Tagesansicht zu gelangen.


Wochenübersicht

Es gibt zwei verschiedene Wochenübersichten. Einmal die Mitarbeiter Wochenübersicht und einmal die Gruppen Wochenübersicht.

Bei der Mitarbeiterübersicht wird eine mitarbeiterbezogene wochenweise Übersicht für einen ausgewählten Monat angezeigt. Hierbei sind die Spalten in die einzelnen Wochentage und die Zeilen in die einzelnen Kalenderwochen eingeteilt. Jede Woche die auf den ausgewählten Monat fällt, wird angezeigt.

Eine Jahresübersicht mit Legende.

Bei der Gruppen Wochenübersicht wird die ausgewählte Kalenderwoche mit allen ausgewählten Mitarbeitern angezeigt. Die Zeilen hierbei in die einzelnen Mitarbeiter und die Spalten in die einzelnen Tage der ausgewählten Woche eingeteilt.

Eine Jahresübersicht mit Legende.




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