Zeiterfassung: Unterschied zwischen den Versionen
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| − | | Modul || Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt<br>mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden [[Zeiterfassung#Module | hier]] erläutert. | + | | Modul || Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt<br>mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden <strong>[[Zeiterfassung#Module | hier]] </strong> erläutert. |
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| − | | Mitarbeiter Auswahl || Durch Drücken der Schaltfläche | + | | Mitarbeiter Auswahl || Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. <br> Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern. |
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| − | | Andere Filter || Hier können sämtliche | + | | Andere Filter || Hier können sämtliche Angaben ausgeblendet, bzw. eingeblendet werden (standardmäßig wird alles angezeigt).<br>Man kann hier sowohl einzelne Profile (z.B. Urlaube, Krankheiten, etc.), Verstöße (z.B. Kernzeitverstöße, Sollzeit nicht erfüllt, etc.) oder auch ganze Tage (z.B. Wochenenden) ausblenden. |
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| − | | Konfiguration || Hier lässt sich die | + | | Konfiguration || Hier lässt sich die Darstellung abändern und Dinge wie Spalten- und Zeilensummen konfigurieren. Genauere Erklärung <strong>[[Zeiterfassung#Konfiguration | hier]]</strong>. |
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| Art der Übersicht || Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln.<br>Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen).<br>Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet. | | Art der Übersicht || Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln.<br>Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen).<br>Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet. | ||
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| Zeitraum || Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen. | | Zeitraum || Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen. | ||
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| Genehmigungen || Hier werden Urlaubsanträge und Buchungsanfragen angezeigt ohne dass der Punkt Zeiterfassung verlassen werden muss. | | Genehmigungen || Hier werden Urlaubsanträge und Buchungsanfragen angezeigt ohne dass der Punkt Zeiterfassung verlassen werden muss. | ||
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| − | | Berichte || Hier kann sofort für die getroffene Auswahl (Zeit und Mitarbeiter) ein Bericht erstellt und gespeichert werden. Der Punkt Berichte muss nicht erst | + | | Berichte || Hier kann sofort für die getroffene Auswahl (Zeit und Mitarbeiter) ein Bericht erstellt und gespeichert werden. Der Punkt Berichte muss nicht erst über das Menüband aufgerufen werden |
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| + | | Abwesenheiten || Hier können alle Abwesenheiten des Jahres / Monats / der Woche oder des Mitarbeiters (je nach Einstellung der Art der Übersicht) eingesehen bzw. bearbeitet werden. Das Kontextmenü verfügt nur über den Punkt Abwesenheiten hinzufügen / Abwesenheit löschen und Statistik | ||
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| + | Über den Punkt "Konfiguration" lässt sich die Darstellung der Übersicht anpassen. Um eine neue Konfiguration anzulegen muss auf den Namen der aktuellen Konfiguration geklickt werden (nicht auf den Pfeil). | ||
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| + | Hier lässt sich nun die Standardkonfiguration anpassen. Wir empfehlen bei Änderungen aber eine neue Konfiguration anzulegen. Dafür oben mit dem Plus einfach einen neuen Tab generieren und diesen wie gewünscht benennen. | ||
| + | Hier nun mal alle möglichen Anpassungen in Tabellenform. | ||
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| + | | Ansicht auswählen || Hier gibt es 2 Möglichkeiten. Eigenschaften: die gewünschten Anzeigewerte (z.B. Sollstunden, Ist-Stunden, bezahlte Zeit, Pause, usw.) können in der unten angegeben Tabelle definiert und ausgewählt werden. Arbeitszeitleiste (nur in der Wochenansicht): stellt die Arbeitszeitleiste wie in der Tagesansicht auch in der Wochenansicht dar. | ||
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| + | | Eigenschaften || Hier lässt sich konfigurieren, welche Infos in den einzelnen Tagen der Monatsübersicht angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier oben die Gearbeitete Zeit und daruter die Sollarbeitszeit angezeigt. Ebenso wird hier die Farbe des entsprechenden Verstoßes angezeigt. Hier kann man nun auswählen ob man andere Infos wie Saldo angezeigt werden soll. | ||
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| + | | Hintergrund Farbe || Hier gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten.<br/> | ||
| + | "Standard" ist ein weißer Hintergrund: [[File:Standard.PNG|ohne|gerahmt]] | ||
| + | "Farbe" hier wird der Hintergrund entsprechend des Verstoßes gefärbt (z.B. Fehlbuchung = braun oder Sollzeitverstoß = rot): [[File:Farbe.PNG|ohne|gerahmt]] | ||
| + | "Arbeitsregel" hier wird die Farbe angezeigt die beim Arbeitsprofil des entsprechenden Tages hinterlegt ist (Die Farbe wird bei den Arbeitsprofilen hinterlegt): [[File:Arbeitsprofil.PNG|ohne|gerahmt]] | ||
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| + | | Tabellen Summeneinstellungen || Hier gibt es die Möglichkeit Zeilen und Summenspalten hinzuzufügen. Z.B. kann man hier eine Spaltensumme anzeigen lassen, die entsprechend die Gearbeitete Zeit aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag summiert. Genau so kann man aber über das Dropdown Menü "Funktion" die Summe in Durchschnitt, Maximum, Minimum, etc. tauschen. Bei den Zeilensummen sind die Funktionen ähnlich, nur dass hier für einen Miterbeiter die gewünschten Werte für den ausgewählten Monat angezeigt werden. Ein kleines Beispiel sehen Sie im folgenden Screenshot. | ||
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| + | | Optionen Kontextmenü || In der Monatsübersicht können mehrere Tage ausgewählt und mit Rechtsklick bearbeitet werden. Standardmäßig werden dort eine Vielzahl von Möglichkeiten angezeigt. Sollte man verschiedene Funktionen davon nicht brauchen, kann man Sie hier aus dieser Auswahl entfernen oder wieder hinzufügen. | ||
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| + | Hier eine Beispielkonfiguration mit den Farben des Arbeitsprofils im Hintergrund und Spalten + Zeilensummen. | ||
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| + | [[File:Summen.png|ohne|gerahmt|Summenzeilen und -spalten]] | ||
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| + | Konfigurationen können in verschiedenen Tabs gespeichert, bzw. hinterlegt werden. | ||
| + | Um einen neuen Tab anzulegen muss das Plus in der Tab-Leiste gedrückt werden. Dem Tab kann dann über das Stiftsymbol ein Name zugewiesen werden. | ||
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| + | [[File:Tabs.png|ohne|gerahmt|Tabs anlegen und bearbeiten.]] | ||
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| + | == Monatsübersicht == | ||
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| + | In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter. <br> | ||
| + | Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich <br> | ||
| + | die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden. <br> | ||
| + | Bei ungelösten Verstößen erscheint bei dem entsprechenden Tag eine rote Ecke. Bei offenen Genehmigungen wird eine blaue Ecke angezeigt. Wurde der Verstoß<br> | ||
| + | behoben oder die Genehmigung erledigt, verschwindet die Ecke. Ein Tag gilt also als abgeschlossen, sobald sich keine farbige Ecke mehr auf diesem Tag befindet. | ||
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| + | [[File:Monatsübersicht-neu.png|ohne|1600px|Monatsübersicht mit Beispieldaten.]] | ||
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| + | === Bearbeitungsoptionen === | ||
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| + | In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten. <br> | ||
| + | Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht. | ||
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| + | [[File:Zeiterfassung2.PNG|ohne|1600px|Monatsübersicht mit drei markierten Tagen und verfügbaren Bearbeitungsoptionen.]] | ||
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| + | <big style="font-size:200%;">✎</big><br> | ||
| + | Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü. <br> | ||
| + | Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung. <br> | ||
| + | Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen. <br> | ||
| + | Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden. <br> | ||
| + | Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden. <br> | ||
| + | Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert. | ||
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Aktuelle Version vom 14. August 2024, 05:24 Uhr
Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter.
Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters in der ZWS-Web erfasst.
In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:
- Monatsübersicht
- Tagesansicht
- Jahresübersicht
- Wochenübersicht
Inhaltsverzeichnis
Personalisierte Ansicht
In allen Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Hierbei gibt es folgende Anpassungsmöglichkeiten.
Anzeigeoptionen
Erklärung der Bearbeitungszeile von links nach rechts.
| Option | Einstellmöglichkeiten |
|---|---|
| Modul | Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden hier erläutert. |
| Mitarbeiter Auswahl | Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern. |
| Andere Filter | Hier können sämtliche Angaben ausgeblendet, bzw. eingeblendet werden (standardmäßig wird alles angezeigt). Man kann hier sowohl einzelne Profile (z.B. Urlaube, Krankheiten, etc.), Verstöße (z.B. Kernzeitverstöße, Sollzeit nicht erfüllt, etc.) oder auch ganze Tage (z.B. Wochenenden) ausblenden. |
| Konfiguration | Hier lässt sich die Darstellung abändern und Dinge wie Spalten- und Zeilensummen konfigurieren. Genauere Erklärung hier. |
| Art der Übersicht | Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln. Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen). Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet. |
| Zeitraum | Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen. |
| Wechseln zu... | Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Mitarbeitern wechseln. |
| ∑ (Summenzeichen) | Hier lassen sich in der Monatsübersicht Summen für ausgewählte Tage bilden. Markiert man z.B. bei einem Mitarbeiter eine gewisse Anzahl an Tagen und drückt auf das Summenzeichen, so wird eine kleine Summierung der Sollzeit, Gearbeitete Zeit, Saldo und Anzahl der Verstöße in diesem Zeitraum angezeigt. |
Module
Die Module bieten verschiedene Funktionen. Hier eine kleine Auflistung.
| Modul | Funktion |
|---|---|
| Zeiterfassung | Der Reiter Zeiterfassung bleibt die zentrale Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter in einer Übersicht. Die Module Abwesenheiten, Genehmigung und Berichte können auch im Modul Zeiterfassung über das Kontextmenü ausgeführt werden. |
| Sperren | Hier kann die Zeiterfassung ge- bzw. entsperrt werden, ebenso befindet sich hier eine Übersicht aller gesperrter Datensätze. |
| Schichten | Hier können Schichten geplant und genehmigt werden. Solange keine Genehmigung der Schichten erfolgt hat dieses Modul keine Auswirkung auf die Zeiterfassung. |
| Position | Hier werden, sofern Stempelungen per Smartphone App benutzt wird, die GPS Koordinaten der Stempelungen angezeigt (sofern aktiviert) |
| Genehmigungen | Hier werden Urlaubsanträge und Buchungsanfragen angezeigt ohne dass der Punkt Zeiterfassung verlassen werden muss. |
| Berichte | Hier kann sofort für die getroffene Auswahl (Zeit und Mitarbeiter) ein Bericht erstellt und gespeichert werden. Der Punkt Berichte muss nicht erst über das Menüband aufgerufen werden |
| Abwesenheiten | Hier können alle Abwesenheiten des Jahres / Monats / der Woche oder des Mitarbeiters (je nach Einstellung der Art der Übersicht) eingesehen bzw. bearbeitet werden. Das Kontextmenü verfügt nur über den Punkt Abwesenheiten hinzufügen / Abwesenheit löschen und Statistik |
Konfiguration
Über den Punkt "Konfiguration" lässt sich die Darstellung der Übersicht anpassen. Um eine neue Konfiguration anzulegen muss auf den Namen der aktuellen Konfiguration geklickt werden (nicht auf den Pfeil). Dann öffnet sich folgendes Fenster.
Hier lässt sich nun die Standardkonfiguration anpassen. Wir empfehlen bei Änderungen aber eine neue Konfiguration anzulegen. Dafür oben mit dem Plus einfach einen neuen Tab generieren und diesen wie gewünscht benennen. Hier nun mal alle möglichen Anpassungen in Tabellenform.
| Konfiguration | Funktion |
|---|---|
| Ansicht auswählen | Hier gibt es 2 Möglichkeiten. Eigenschaften: die gewünschten Anzeigewerte (z.B. Sollstunden, Ist-Stunden, bezahlte Zeit, Pause, usw.) können in der unten angegeben Tabelle definiert und ausgewählt werden. Arbeitszeitleiste (nur in der Wochenansicht): stellt die Arbeitszeitleiste wie in der Tagesansicht auch in der Wochenansicht dar. |
| Eigenschaften | Hier lässt sich konfigurieren, welche Infos in den einzelnen Tagen der Monatsübersicht angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier oben die Gearbeitete Zeit und daruter die Sollarbeitszeit angezeigt. Ebenso wird hier die Farbe des entsprechenden Verstoßes angezeigt. Hier kann man nun auswählen ob man andere Infos wie Saldo angezeigt werden soll. |
| Hintergrund Farbe | Hier gibt es 3 Auswahlmöglichkeiten. "Standard" ist ein weißer Hintergrund:    |
| Tabellen Summeneinstellungen | Hier gibt es die Möglichkeit Zeilen und Summenspalten hinzuzufügen. Z.B. kann man hier eine Spaltensumme anzeigen lassen, die entsprechend die Gearbeitete Zeit aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag summiert. Genau so kann man aber über das Dropdown Menü "Funktion" die Summe in Durchschnitt, Maximum, Minimum, etc. tauschen. Bei den Zeilensummen sind die Funktionen ähnlich, nur dass hier für einen Miterbeiter die gewünschten Werte für den ausgewählten Monat angezeigt werden. Ein kleines Beispiel sehen Sie im folgenden Screenshot. |
| Optionen Kontextmenü | In der Monatsübersicht können mehrere Tage ausgewählt und mit Rechtsklick bearbeitet werden. Standardmäßig werden dort eine Vielzahl von Möglichkeiten angezeigt. Sollte man verschiedene Funktionen davon nicht brauchen, kann man Sie hier aus dieser Auswahl entfernen oder wieder hinzufügen. |
Hier eine Beispielkonfiguration mit den Farben des Arbeitsprofils im Hintergrund und Spalten + Zeilensummen.
Tabs
Konfigurationen können in verschiedenen Tabs gespeichert, bzw. hinterlegt werden. Um einen neuen Tab anzulegen muss das Plus in der Tab-Leiste gedrückt werden. Dem Tab kann dann über das Stiftsymbol ein Name zugewiesen werden.
Monatsübersicht
In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter.
Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden.
Bei ungelösten Verstößen erscheint bei dem entsprechenden Tag eine rote Ecke. Bei offenen Genehmigungen wird eine blaue Ecke angezeigt. Wurde der Verstoß
behoben oder die Genehmigung erledigt, verschwindet die Ecke. Ein Tag gilt also als abgeschlossen, sobald sich keine farbige Ecke mehr auf diesem Tag befindet.
Bearbeitungsoptionen
In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten.
Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.
✎
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü.
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung.
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen.
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden.
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden.
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.
Tagesansicht
In der Tagesansicht sind detaillierte Informationen zu allen Buchungen, Bilanzen, Verstöße etc. eines Mitarbeiter ersichtlich.
Korrigieren und bearbeiten Sie hier alle nötigen Parameter bzgl. der Zeiterfassung des Mitarbeiter.
Die Bereiche passen sich der Größe des Browserfensters an. Aufbau und Anordnung der Bereiche können daher vom gezeigten Beispiel abweichen.
In der folgenden Tabelle werden die Bereiche genauer erläutert.
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungen |  |
| Im Bereich der Buchungen werden alle getätigten Buchungen für den jeweiligen Tag angezeigt. Durch das Anhaken von Zeige Details vergrößert sich die Tabelle und zeigt weitere Parameter zu jeder Buchung an. Unter anderem wird dadurch ersichtlich, über welche Quelle gebucht wurde, ob eine Änderung an der Buchung vorgenommen wurde, ob zur Buchung ein Hinweis oder GPS-Daten hinterlegt wurden etc. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um neue Buchungen hinzuzufügen oder bestehende zu bearbeiten. | |
| Abwesenheiten |   |
| In diesem Bereich werden Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeiters verwaltet. Sollen diese für den ganzen Tag gelten oder die Rest-Arbeitszeit automatisch auf die Sollzeit auffüllen, reicht ein Klick auf Abwesenheit hinzufügen und die gewünschte Abwesenheit. | |
| Zusammenfassungen |  |
| Die Zusammenfassung zeigt verschiedene Zeiten für den jeweiligen Tag an. Über die Schaltfläche Ändern können Sie das Tagesprofil für diesen Tag ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein, | |
| Bilanz |  |
Die Bilanz listet die Profile des Mitarbeiters auf. An erster Stelle steht das Saldoprofil (auch Gleitzeitkonto genannt).
| |
| Zeiterfassung sperren |  |
Über diesen Button lässt sich die Zeiterfassung für einen bestimmten Zeitraum sperren.
⚠ |
Um die Saldenhistorie eines Mitarbeiters einzusehen, muss zur Einstellung Abwesenheiten & Salden / Saldenhistorie navigiert werden.
Jahresübersicht
Diese Übersicht bietet einen Jahresüberblick über einen Mitarbeiter. Aussehen und Handhabung sind gleich wie in der Monatsübersicht.
✎
Wählen Sie im Feld Mitarbeiter und Jahr die gewünschten Optionen aus.
Doppelklicken Sie einen Tag an, um in die Tagesansicht zu gelangen.
Wochenübersicht
Es gibt zwei verschiedene Wochenübersichten. Einmal die Mitarbeiter Wochenübersicht und einmal die Gruppen Wochenübersicht.
Bei der Mitarbeiterübersicht wird eine mitarbeiterbezogene wochenweise Übersicht für einen ausgewählten Monat angezeigt. Hierbei sind die Spalten in die einzelnen Wochentage und die Zeilen in die einzelnen Kalenderwochen eingeteilt. Jede Woche die auf den ausgewählten Monat fällt, wird angezeigt.
Bei der Gruppen Wochenübersicht wird die ausgewählte Kalenderwoche mit allen ausgewählten Mitarbeitern angezeigt. Die Zeilen hierbei in die einzelnen Mitarbeiter und die Spalten in die einzelnen Tage der ausgewählten Woche eingeteilt.
