Zeiterfassung

Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter.
Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters in der ZWS-Web erfasst.

In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:

Monatsübersicht
Tagesansicht
Jahresübersicht

In allen drei Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

1 Monatsübersicht
- 1.1 Anzeigeoptionen
- 1.2 Bearbeitungsoptionen
2 Tagesansicht
3 Jahresübersicht

Monatsübersicht

In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter.
Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden.
Bei ungelösten Verstößen erscheint bei dem entsprechenden Tag eine rote Ecke. Bei offenen Genehmigungen wird eine blaue Ecke angezeigt. Wurde der Verstoß
behoben oder die Genehmigung erledigt, verschwindet die Ecke. Ein Tag gilt also als abgeschlossen, sobald sich keine farbige Ecke mehr auf diesem Tag befindet.

Monatsübersicht mit Beispieldaten.

Anzeigeoptionen

Erklärung der Filteroptionen von links nach rechts.

Option	Einstellmöglichkeiten
Modul	Hier lässt sich zwischen verschiedenen Modulen wählen. Standardmäßig ist die Zeiterfassung ausgewählt mit welcher auch die meiste Zeit gearbeitet wird. Die anderen Module werden später erläutert.
Mitarbeiter Auswahl	Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern.
Andere Filter	Hier können sämtliche angaben ausgeblendet, bzw. eingeblendet werden (standardmäßig wird alles angezeigt). Man könnte hier sowohl einzelne Profile (z.B. Urlaube, Krankheiten, etc.), Verstöße (z.B. Kernzeitverstöße, Sollzeit nicht erfüllt, etc.) oder auch ganze Tage (z.B. Wochenenden) ausgeblendet werden.
Konfiguration	Hier lässt sich die generellen Informationen der Monatsübersicht anpassen. Standardmäßig wird in den Tagen die Gearbeitete Zeit, die Sollarbeitszeit und die entsprechende Farbe für Verstöße, Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub), etc. angezeigt. Das lässt sich aber auch anpassen. Man könnte sich in der Monatsübersicht auch direkt den entsprechende Gleitzeitkontostand für die entsprechenden Tage anzeigen lassen. Oder die Zeiten der Buchungen. Oder auch die genommene Pausenzeiten, etc.
Art der Übersicht	Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Anzeigemöglichkeiten wechseln. Es gibt hier die Tagesübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Alle Mitarbeiter), Monatsübersicht (Mitarbeiterbezogen), Monatsübersicht (Mitarbeitergruppenbezogen) und die Jahresübersicht (Mitarbeiterbezogen). Üblicherweise wird mit der Monatsübersicht und den Tagesübersichten gearbeitet.
Zeitraum	Je nach Art der Übersicht lässt sich hier ein gewisser Zeitraum auswählen.
Wechseln zu...	Hier lässt sich zwischen den verschiedenen Mitarbeitern wechseln.

Bearbeitungsoptionen

In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten.
Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.

✎
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü.
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung.
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen.
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden.
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden.
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.

Tagesansicht

In der Tagesansicht sind detaillierte Informationen zu allen Buchungen, Bilanzen, Verstöße etc. eines Mitarbeiter ersichtlich.
Korrigieren und bearbeiten Sie hier alle nötigen Parameter bzgl. der Zeiterfassung des Mitarbeiter.

Die Bereiche passen sich der Größe des Browserfensters an. Aufbau und Anordnung der Bereiche können daher vom gezeigten Beispiel abweichen.
In der folgenden Tabelle werden die Bereiche genauer erläutert.

Bereich	Beschreibung
Buchungen
Buchungen	Im Bereich der Buchungen werden alle getätigten Buchungen für den jeweiligen Tag angezeigt. Durch das Anhaken von Zeige Details vergrößert sich die Tabelle und zeigt weitere Parameter zu jeder Buchung an. Unter anderem wird dadurch ersichtlich, über welche Quelle gebucht wurde, ob eine Änderung an der Buchung vorgenommen wurde, ob zur Buchung ein Hinweis oder GPS-Daten hinterlegt wurden etc. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um neue Buchungen hinzuzufügen oder bestehende zu bearbeiten.
Abwesenheiten
Abwesenheiten	In diesem Bereich werden Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeiters verwaltet. Sollen diese für den ganzen Tag gelten oder die Rest-Arbeitszeit automatisch auf die Sollzeit auffüllen, reicht ein Klick auf Abwesenheit hinzufügen und die gewünschte Abwesenheit. Erfolgt eine Abwesenheit gleich am Anfang des Tages, oder möchte man dem System eine konkrete Zeit der Abwesenheit mitteilen, muss die Schaltfläche "Erweiterte Abwesenheit" gewählt werden. Anschließend stehen mehrere Optionen zu Verwaltung der Abwesenheit bereit. Diese werden über die Informations-Schaltfläche ausführlich im ZWS-Web erklärt. Im obigen Beispiel hatte der Mitarbeiter am Morgen einen Arzttermin und kam daher später zur Arbeit, über die erweiterte Abwesenheit ➔ Geleistet an einem Tagesintervall, wurde dieses Problem gelöst.
Zusammenfassungen
Zusammenfassungen	Die Zusammenfassung zeigt verschiedene Zeiten für den jeweiligen Tag an. Über die Schaltfläche Ändern können Sie das Tagesprofil für diesen Tag ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn der Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage unter einem anderen Tagesprofil arbeiten soll. Dadurch entfällt der Wechsel über Mitarbeiter/Verträge. Außerdem können hier direkt erweiterte Abwesenheiten eingegeben sowie die Tageslänge gekürzt werden. Die Arbeitszeitleiste veranschaulicht den Arbeitsverlauf eines Mitarbeiters. Anwesenheiten werden grün dargestellt, Abwesenheiten rot.
Bilanz
Bilanz	Die Bilanz listet die Profile des Mitarbeiters auf. An erster Stelle steht das Saldoprofil (auch Gleitzeitkonto genannt). Die Spalte "Aus Vortag" übernimmt alle Salden des Vortags. Änderungen an Zeiten vorheriger Tage haben Auswirkung auf Salden aller nachfolgender Tage. In der "Heute" Spalte werden die Differenz-Salden des Mitarbeiter gelistet. Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine Sollzeit von 8 Stunden und arbeitet 8:39H, erhält er 39 Minuten auf sein Gleitzeitkonto gutgeschrieben. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Korrekturen an den Profilen vornehmen. In der Spalte Kappung erscheinen durch Saldokorrektur Regeln durchgeführte Änderungen. Am Ende des Tages, nachdem der Mitarbeiter gestempelt und Korrekturregeln durchgeführt wurden, steht der errechnete Abschluss zur Übernahme in den folgenden Tag bereit.
Zeiterfassung sperren
Zeiterfassung sperren	Über diesen Button lässt sich die Zeiterfassung für einen bestimmten Zeitraum sperren. Das Bedeutet, dass für den gesperrten Bereich keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Das Sperren der Zeiterfassung kann mehrstufig (Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Unternehmensadministrator) erfolgen. ACHTUNG: Das Sperren der Zeiterfassung kann mehrstufig (Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Unternehmensadministrator) erfolgen. Sollten Änderungen an den entsprechenden Arbeitsprofilen vorgenommen werden, ist dies nur über die Versionierung möglich. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Korrekturen an den Profilen vornehmen. In der Spalte Kappung erscheinen durch Saldokorrektur Regeln durchgeführte Änderungen. Am Ende des Tages, nachdem der Mitarbeiter gestempelt und Korrekturregeln durchgeführt wurden, steht der errechnete Abschluss zur Übernahme in den folgenden Tag bereit. Um die Saldenhistorie eines Mitarbeiters einzusehen, muss zur Einstellung Abwesenheiten & Salden / Saldenhistorie navigiert werden.