Zeiterfassung
Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen oder Urlaub der Mitarbeiter.
Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters mit der ZWS-Web erfasst.
In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:
- Monatsübersicht
- Tagesansicht
- Jahresübersicht
In allen drei Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis
Monatsübersicht
In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter.
Bei Abwesenheiten oder Verstöße wird der entsprechen Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstöße teilen sich
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße farblich dargestellt werden.
Bei ungelösten Verstößen erscheint ein !.
Wurde ein Verstoß behoben, erscheint ein ✔.
✎
Anzeigeoptionen
Erklärung der Felder von links nach rechts.
| Option | Einstellmöglichkeiten |
|---|---|
| Art der Übersicht | Wählen Sie hier aus, in welcher Ansicht die Zeiterfassung angezeigt werden soll. Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung. (Tag, Monat oder Jahr) |
| Monat | Legen Sie hier den anzuzeigenden Monat fest. |
| Mitarbeiter Filter | Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern. |
| Übersicht | In der Übersicht können für einen ausgewählten Mitarbeiter die Anzahl an Bilanzen, Abwesenheiten, Verstöße und Buchungen eingesehen werden. Zusätzlich wird die Gesamtsollzeit sowie die gearbeitete Zeit angezeigt. |
| Legende | Durch Öffnen der Legende erscheint unter Monatsübersicht wie im Bild dargestellt eine Information über alle in der Zeiterfassung genutzten Abwesenheiten und Verletzungen. Klicken Sie die Optionen, die Sie nicht in der Monatsübersicht sehen möchten, einfach an. Dadurch werden diese ausgeblendet. Alternativ kann über die Schaltfläche Kundenfilter nach vorgegebenen Einstellungen gefiltert werden. |
| Ändern | Über die Schaltfläche Ändern legen Sie fest, welche Zeiten die Monatsübersicht anzeigen soll. Wie im obigen Bild dargestellt wird standardmäßig die gearbeitete Zeit des Tages angezeigt. Es können aber auch Salden, Sollstunden etc. angezeigt werden. |
Bearbeitungsoptionen
In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten. Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.
✎
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü.
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung.
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen.
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden.
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden.
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.
Monatsübersicht
Die Monatsübersicht zeigt die Einträge für einen ganzen Kalendermonat an. Farbig sind die Verstöße gegen die Arbeitsregel angezeigt und nummerisch ist die Zeit ausgedrückt, die fehlt oder zusätzlich ist.
Kopfteil
Übersichtstyp: Monatsübersicht
Mitarbeiterfilter
Falls das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Übersicht der Anwesenheit aller Mitarbeiter angezeigt. Sie können die Übersicht nur eines konkreten Mitarbeiters, einer Abteilung, eines Teams, u.dgl. wählen.
Übersicht
Im Hauptpaneel wird die summarische Übersicht in Abhängigkeit vom gewählten Filter angezeigt. Die berechneten Angaben können für die ganze Firma oder für einen konkreten Mitarbeiter angezeigt werden. Für das Anzeigen eines Mitarbeiters genügt es, diesen Mitarbeiter in der Haupttabelle zu markieren. Für das Anzeigen eines konkreten Tags markieren Sie den gewünschten Tag in der Haupttabelle
Beispiel:es ist die ganze Firma gewählt
Beispiel:es ist ein Mitarbeiter gewählt
Legende
Zeigt im unteren Teil eine farbige Legende zur leichteren Orientierung.
Verschiedenes
Hier können Sie freie Tage, Arbeitstage oder alle Tage auswählen; sie können hier auch die Textanzeige in den Spalten auf abgearbeitete Stunden, den Kontostand oder ohne Text ändern.
Bilanzen
Übersicht des Standes der genutzten Konten, die verschiedene Tatsachen erfassen – Urlaub, Nachtarbeit, Krankheit… Diese Angaben können für den ganzen Monat, oder für die einzelnen Tage durch die Markierung der zutreffenden Felder in der Tabelle angezeigt werden.
Abwesenheit
Hier können Sie sehen, wann die Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz waren und aus welchem Grund. Dies können Sie auf die Übersicht eines Mitarbeiters, mehrerer Mitarbeiter oder der ganzen Firma ändern.
Verstöße
Es werden Verstöße gegen die Arbeitspflichten entweder im ganzen Monat oder für den markierten Tag/Tage angezeigt und zwar entweder für einen Mitarbeiter, eine Mitarbeitergruppe oder die ganze Firma.
Einträge
Summarische Übersicht der Einträge für den ausgewählten Zeitraum.
Den Filter des konkreten Mitarbeiters und des konkreten Tages stellen Sie durch die Kennzeichnung der zutreffenden Angabe in der Haupttabelle ein.
Anpassungen der Anwesenheit
Wenn Sie eine Änderung einer Angabe durchzuführen benötigen (ändern, einen Verstoß freigeben…), markieren Sie das Feld, in dem die Änderung durchgeführt werden soll, und klicken mit der rechten Maustaste.
Die Auswahl führen Sie in der folgenden Tabelle der Möglichkeiten durch:
Die ersten zwei Zeilen geben eine Information über den Mitarbeiternamen und das Datum, an dem die Anpassung durchgeführt wird.
Die weiteren Zeilen bieten die Wahl der gewünschten Änderung an:
- Eine Abwesenheit hinzufügen
- Reports
- Kontohistorie
- Kontoänderung hinzufügen
- Eintrag hinzufügen
- Tagesübersicht
Des Weiteren auch Aktivitäten, die mit einem Verstoß gegen die Regeln zusammenhängen, zum Beispiel:
- Verstoß gegen die Regeln der Basisarbeitszeit freigeben
- Fehlende Zeit freigeben
Die Markierung können Sie für einen konkreten Tag und einen konkreten Mitarbeiter, oder auch für eine beliebige Anzahl an Tagen und Mitarbeitern durchführen.
Ist ein Tag markiert, so wird die Änderung für diesen Tag beim ausgewählten Mitarbeiter durchgeführt.
Wenn ein längerer Zeitabschnitt oder mehrere Mitarbeiter markiert sind, so wird die Änderung in allen so markierten Feldern durchgeführt. Die Information über den Zeitabschnitt und die Mitarbeiteranzahl ist in den ersten beiden Zeilen angeführt.
Verfolgen Sie bei den Anpassungen immer aufmerksam, ob das Feld richtig markiert ist und ob die Angaben der ersten beiden Zeilen dem gewünschten Datum und Mitarbeiter entsprechen.
