ZWS Hilfe

2018-04-27T13:05:50Z

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Mit der ZWS-Web besitzen Sie ein modernes Cloud-Zeitwirtschaftsystem, das ein breites Portfolio an Individualisierungsmöglichkeiten bietet.

Diese Anleitung wird Ihnen sämtliche Möglichkeiten des Systems vorstellen und Sie durch die Einstellung der einzelnen Bereiche führen, damit Sie alle Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, voll nutzen können.

Wir empfehlen, diese Anleitung zu nutzen und bei der Einstellung die angeführte Reihenfolge der einzelnen Tätigkeiten einzuhalten. Sie werden so den ganzen Prozess der Inbetriebnahme des Systems beschleunigen und effektiver machen.

<ol>
<li> [[File:Symbol_power.png|25px|link=]]  [[Erste Schritte]]</li>
<li> [[File:Symbol_monitor.png|25px|link=]]  [[Admin-Bereich]] 
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<li> [[File:Symbol_settings.png|25px|link=]]  [[Einstellungen]]
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<li> [[Abwesenheiten & Salden]] </li>
<li> [[Arbeitsprofile]] </li>
<li> [[Feiertagskalender]] </li>
<li> [[Urlaubsregelung]] </li>
<li> [[Saldokorrektur Regeln]] </li>
<li> [[Felder Personalstamm]] </li>
<li> [[Betriebseinstellungen]] </li>
<li> [[Terminals]] </li>
<li> [[Buchungseinstellungen]] </li>
<li> [[Ereignisse und Nachrichten]] </li>
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<li> [[File:Symbol_employees.png|25px|link=]] [[Personalstamm]]
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<li> [[Mitarbeitergruppen]] </li>
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<li> [[File:Symbol_stopwatch.png|25px|link=]]  [[Zeiterfassung]] </li>
<li> [[File:Symbol_printer.png|25px|link=]]  [[Berichte]]
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<li> [[Berichtsvorlagen]] </li>
<li> [[Laufender Bericht]] </li>
<li> [[Gespeicherte Parammeter]] </li>
<li> [[Berichte Planer]] </li>
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<li> [[File:calendar+clock.png|25px|link=]] [[Dashboard]] </li>
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<li> [[File:symbol_questionmark.png|25px|link=]] [[FAQ]] </li>
<li> [[Über]] </li>
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Die auf dieser Seite veröffentlichten Symbole stehen unter der [http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Creative Commons 3.0 Lizenz] 
Sie dürfen entsprechend den angegebenen Lizenzbedingungen verwendet werden. 
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2018-04-27T13:05:04Z

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<li> [[File:Symbol_power.png|25px|link=]]  [[Erste Schritte]]</li>
<li> [[File:Symbol_monitor.png|25px|link=]]  [[Admin-Bereich]] 
<ol>
<li> [[File:Symbol_settings.png|25px|link=]]  [[Einstellungen]]
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<li> [[Abwesenheiten & Salden]] </li>
<li> [[Arbeitsprofile]] </li>
<li> [[Feiertagskalender]] </li>
<li> [[Urlaubsregelung]] </li>
<li> [[Saldokorrektur Regeln]] </li>
<li> [[Felder Personalstamm]] </li>
<li> [[Betriebseinstellungen]] </li>
<li> [[Terminals]] </li>
<li> [[Buchungseinstellungen]] </li>
<li> [[Ereignisse und Nachrichten]] </li>
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<li> [[File:Symbol_employees.png|25px|link=]] [[Personalstamm]]
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<li> [[Mitarbeitergruppen]] </li>
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<li> [[File:Symbol_stopwatch.png|25px|link=]]  [[Zeiterfassung]] </li>
<li> [[File:Symbol_printer.png|25px|link=]]  [[Berichte]]
<ol>
<li> Berichtsvorlagen </li>
<li> Laufender Bericht </li>
<li> Gespeicherte Parammeter </li>
<li> Berichte Planer </li>
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<li> [[File:calendar+clock.png|25px|link=]] [[Dashboard]] </li>
</ol>
<li> [[File:symbol_questionmark.png|25px|link=]] [[FAQ]] </li>
<li> [[Über]] </li>
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Berichte

2018-04-27T12:58:45Z

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In den Berichten können Auswertungen über Buchungen, Salden, Abwesenheiten und weiteren Parametern in verschiedensten Formen und Intervallen erstellt werden. 
Diese "Berichtsvorlagen" können dann nach Definition von Mitarbeiter und Zeitraum ausgedruckt, oder sogar nach automatischen Intervallen per E-Mail versendet werden. 

Je nach Kaufoption stehen Ihnen unterschiedliche Berichtsvorlagen zur Verfügung.

Auf den nächsten Seiten wird erläutert, wie eine Vorlage erstellt und anschließend zum Drucken oder Versenden eingerichtet werden kann.
----

<div style="text-align:center"> [[Berichtsvorlagen|Nächste Seite →]] 
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2018-04-27T10:22:15Z

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2018-04-27T10:17:58Z

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<li> [[Saldokorrektur Regeln]] </li>
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2018-04-27T10:16:50Z

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<li> [[File:Symbol_power.png|25px|link=]]  [[Erste Schritte]]</li>
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<li> [[File:calendar+clock.png|25px|link=]] [[Dashboard]] </li>
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2018-04-27T10:16:24Z

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<li> [[File:Symbol_power.png|25px|link=]]  [[Erste Schritte]]</li>
<li> [[File:Symbol_monitor.png|25px|link=]]  [[Admin-Bereich]] 
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<li> [[File:Symbol_settings.png|25px|link=]]  [[Einstellungen]]
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<li> [[Abwesenheiten & Salden]] </li>
<li> [[Arbeitsprofile]] </li>
<li> [[Feiertagskalender]] </li>
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<li> [[Terminals]] </li>
<li> [[Buchungseinstellungen]] </li>
<li> [[Ereignisse und Nachrichten]] </li>
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<li> [[File:Symbol_employees.png|25px|link=]] [[Personalstamm]]
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<li> [[Mitarbeitergruppen]] </li>
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<li> [[File:Symbol_stopwatch.png|25px|link=]]  [[Zeiterfassung]] </li>
<li> [[File:Symbol_printer.png|25px|link=]]  [[Berichte]] </li>
<li> [[File:calendar+clock.png|25px|link=]] [[Dashboard]] </li>
</ol>
<li> [[FAQ]] </li>
<li> [[Über]] </li>
</ol>

 
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[[http://www.freepik.com Freepik.com]] 
[[https://www.flaticon.com/authors/plainicon Plainicom]]
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Linzenziert durch: 
[[http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Creative Commons 3.0]]

Datei:Calendar+clock.png

2018-04-27T10:08:08Z

Zwseditor:

ZWS Hilfe

2018-04-27T10:06:35Z

Auswertungen

2018-04-27T08:56:55Z

Zwseditor: Zwseditor verschob die Seite Auswertungen nach Berichte: Update

#WEITERLEITUNG [[Berichte]]

Buchungseinstellungen

2018-04-27T08:54:56Z

Zwseditor:

Die Buchungseinstellungen erlaubt das Bearbeiten von Systemprofilen. 
Hier bestimmen Sie, welche Buchungsoptionen in der App, über dem Webbrowser und am Terminal zur Auswahl stehen sollen. 

Die Buchungsoptionen Allgemein, Kommen, Gehen und Pause stehen standardmäßig zur Verfügung, auch wenn diese nicht in den Buchungseinstellungen eingetragen sind.

Im hier gezeigten Beispiel sollen u.a. Raucherpausen explizit gebucht und auch ausgewertet werden.

[[File:Buchungseinstellungen1.png|ohne|gerahmt|Buchungseinstellungen mit 2 definierten Buchungsoptionen]]

<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Um eine neue Buchungsoption einzufügen, drücken Sie auf die Schaltfläche Buchungseinstellungen hinzufügen. 
Um eine modifizierte Buchungsoption rückgängig zu machen, drücken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen.
----

[[File:Buchungseinstellungen2.png|ohne|gerahmt|Hinzufügen einer Buchungsoption.]]

<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Wählen Sie jetzt den gewünschten Buchungstyp aus. Verschiedene Buchungstypen können für verschiedene Zwecke verwendet werden. 
Zusätzlich stehen erweiterte Aktionen bei einer Buchung zur Verfügung.

{| class="wikitable"
|-
! Buchungstyp !! Anwendnung !! Anzahl an Möglichkeiten
|-
| UserEvent || Projektprofile, die nur während Anwesenheit gebucht werden können || 0-99
|-
| UserBreak Leave/Enter/Generic || Buchungstyp für Abwesenheiten || jeweils 0-99
|-
| UserAuto || Kommen/Gehen + Projektprofil in einem || 0-99
|-
|}
----

<div style="text-align:center"> [[terminals| ← Vorherige Seite]]  |  [[Ereignisse_und_Nachrichten|Nächste Seite →]] 
[[ZWS_Hilfe|Zurück zur ZWS-Hilfe]] </div>

Einstellungen

2018-04-27T08:54:29Z

Zwseditor:

Bevor Sie Mitarbeiter anlegen, sollten zuerst Arbeitsprofile und sonstige Optionen in den Einstellungen für die Zeitverwaltung eingerichtet werden.

Das System arbeitet mit Zeitprofilen. In diesen Zeitenprofilen werden Salden, errechnet aus Anwesenheits- und Abwesenheitszeit, erfasst.

Über verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten sagen Sie dem System, wie es angesammelte Salden berechnen und bewerten soll.

== Übersicht: ==

{| class="wikitable"
|-
! Name !! Beschreibung
|-
| [[Abwesenheiten & Salden]] || Erstellen Sie hier Abwesenheits-, Projekt- oder Überstundenprofile und korrigieren Sie Salden.
|-
| [[Arbeitsprofile]] || Essentiell für die Erfassung von Zeiten. Erstellen Sie hier Tages-, Wochen- und Schichterkennungsprofile.
|-
| [[Feiertagskalender]] || Löschen oder fügen Sie neue Kalender hinzu.
|-
| [[Urlaubsregelung]] || Legen Sie hier fest, wie und in welchem Intervall Urlaub berechnet werden soll.
|-
| [[Saldokorrektur Regeln]] || Saldokorrektur Regeln ermöglichen Anpassungen von Salden je nach eingestelltem Intervall.
|-
| [[Felder Personalstamm]] || Weisen Sie Ihren Mitarbeitern mehr Felder für zusätzliche Informationen zu.
|-
| [[Betriebseinstellungen]] || Erstellen Sie hier verschiedene Unternehmungen, Abteilungen oder Kostenstellen.
|-
| [[Terminals]] || Generieren Sie hier einen Aktivierungscode für Ihr Terminal. Verwalten Sie aktivierte Terminals.
|-
| [[Buchungseinstellungen]] || Wählen Sie aus einer Liste von System-Buchungstypen und passen Sie diese Ihren Bedürfnissen an.
|-
| [[Ereignisse und Nachrichten]] || Legen Sie hier Vorgänge für Workflow-Aktivitäten wie Genehmigungsabläufe fest.
|}

[[File:Einstellungen1_2.png|ohne|gerahmt|Auswahl von Einstellungen in der Web-GUI.]]

<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Durch das Anklicken von Einstellungen öffnet sich ein Menü mit allen zur Auswahl stehenden Einstellungsmöglichkeiten. 

----

[[File:Einstellungen2_2.png|ohne|gerahmt|Die Schaltfläche für das Menüband wird im Bild durch den roten Pfeil markiert.| 800px]]

<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Sollte das Menüband nur eine Schaltfläche auf der rechten Seite anzeigen, klicken Sie diese an und wählen dann Einstellungen aus.

<big style="font-size:200%;">⚠</big> 
Falls Sie einen Bildschirm mit geringer Auflösung verwenden oder das Fenster weit genug verkleinern, wird das Menüband auf eine Schaltfläche oben rechts im Fenster zusammengefasst.
----

<div style="text-align:center"> <div style="text-align:center"> [[Admin-Bereich| ← Vorherige Seite]]  |  [[Abwesenheiten & Salden|Nächste Seite →]] 
[[ZWS_Hilfe|Zurück zur ZWS-Hilfe]] </div>
</div>

Zeiterfassung

2018-04-27T08:50:18Z

Zwseditor:

Der Reiter Zeiterfassung ist die Anlaufstelle zur täglichen Kontrolle und Bearbeitung von Buchungen, Abwesenheiten, Verstöße/Problemen und Urlaub der Mitarbeiter. 
Hier werden alle Aktivitäten des Mitarbeiters in der ZWS-Web erfasst. 

In der Zeiterfassung stehen drei Ansichten zur Verfügung:
<ul>
<li> Monatsübersicht </li>
<li> Tagesansicht </li>
<li> Jahresübersicht </li>
</ul>

In allen drei Ansichten stehen verschiedenste Filteroptionen und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. 

== Monatsübersicht ==

In der Monatsübersicht erhalten Sie einen Überblick von Aktivitäten der Mitarbeiter. 
Bei Abwesenheiten oder Verstößen wird der entsprechende Tag mit der Farbe des Profils ausgefärbt. Bei mehreren Abwesenheiten oder Verstößen teilen sich 
die Farben den Platz, so können bis zu 3 verschiedene Abwesenheiten oder Verstöße pro Tag farblich dargestellt werden. 
Bei ungelösten Verstößen erscheint ein !. Wurde ein Verstoß behoben, erscheint ein ✔.

[[File:Monatsübersicht1.png|ohne|gerahmt|Monatsübersicht mit Beispieldaten.]]

=== Anzeigeoptionen ===

Erklärung der Filteroptionen von links nach rechts.
{| class="wikitable"
|-
! Option !! Einstellmöglichkeiten
|-
| Art der Übersicht || Wählen Sie hier aus, in welcher Ansicht die Zeiterfassung angezeigt werden soll. Es stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung. (Tag, Monat oder Jahr)
|-
| Monat || Legen Sie hier den anzuzeigenden Monat fest.
|-
| Mitarbeiter Filter || Durch Drücken der Schaltfläche Mitarbeiter Filter öffnet sich direkt unterhalb eine Filteroption. Hier Können Sie die Übersicht nach Mitarbeiter, Kostenstellen oder Abteilungen filtern.
|-
| Übersicht || In der Übersicht können für einen ausgewählten Mitarbeiter die Anzahl an Bilanzen, Abwesenheiten, Verstöße und Buchungen eingesehen werden. Zusätzlich wird die Gesamtsollzeit sowie die gearbeitete Zeit angezeigt.
|-
| Legende || Durch Öffnen der Legende erscheint unter Monatsübersicht wie im Bild dargestellt eine Information über alle in der Zeiterfassung genutzten Abwesenheiten und Verletzungen. Klicken Sie die Optionen, die Sie nicht in der Monatsübersicht sehen möchten, einfach an. Dadurch werden diese ausgeblendet. Alternativ kann über die Schaltfläche Kundenfilter nach vorgegebenen Einstellungen gefiltert werden.
|-
| Ändern || Über die Schaltfläche Ändern legen Sie fest, welche Zeiten die Monatsübersicht anzeigen soll. Wie im obigen Bild dargestellt wird standardmäßig die gearbeitete Zeit des Tages angezeigt. Es können aber auch Salden, Sollstunden etc. angezeigt werden.
|}

=== Bearbeitungsoptionen ===

In der Monatsansicht besteht desweiteren die Möglichkeit, Tage der Mitarbeiter zu bearbeiten. 
Dabei sind die verfügbaren Optionen fast so vielfältig wie in der Tagesansicht.

[[File:Monatsübersicht2.png|ohne|gerahmt|Monatsübersicht mit drei markierten Tagen und verfügbaren Bearbeitungsoptionen.]]

<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Klicken Sie zuerst einen Tag mit der linken Maustaste an. Mit einem Rechtsklick öffnet sich dann das Kontextmenü. 
Möchten Sie mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten, wählen Sie einen Tag aus und ziehen die Maus in die gewünschte Richtung. 
Alternativ ist es über die Kombination STRG + Links-klick möglich, mehrere Tage auszuwählen, die nicht direkt nebeneinander stehen. 
Über die Option "Bericht", kann über den ausgewählten Tagen direkt ein Bericht erstellt werden. 
Auch kann über das Kontextmenü direkt in die Tages- oder Jahresübersicht eines Mitarbeiters gewechselt werden. 
Alle anderen Optionen werden im Bereich der Tagesansicht genauer erläutert.

== Tagesansicht ==

In der Tagesansicht sind detaillierte Informationen zu allen Buchungen, Bilanzen, Verstöße etc. eines Mitarbeiter ersichtlich. 
Korrigieren und bearbeiten Sie hier alle nötigen Parameter bzgl. der Zeiterfassung des Mitarbeiter.

[[File:tagesübersicht1.png|ohne|gerahmt|Tagesansicht - hier: Buchungen und Tageszusammenfassung.]]

Die Bereiche passen sich der Größe des Browserfensters an. Aufbau und Anordnung der Bereiche können daher vom gezeigten Beispiel abweichen. 
In der folgenden Tabelle werden die Bereiche genauer erläutert.

<table cellpadding="5px" class="wikitable">
<tr><th height="40"> Bereich </th><th> Beschreibung </th></tr>
<tr><td rowspan="2"> Buchungen </td>
<td> [[File:Tagesübersicht2.png|ohne]] </td></tr>
<tr><td> Im Bereich der Buchungen werden alle getätigten Buchungen für den jeweiligen Tag angezeigt. Durch das Anhaken von Zeige Details vergrößert sich die Tabelle und zeigt weitere Parameter zu jeder Buchung an. Unter anderem wird dadurch ersichtlich, über welche Quelle gebucht wurde, ob eine Änderung an der Buchung vorgenommen wurde, ob zur Buchung ein Hinweis oder GPS-Daten hinterlegt wurden etc. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um neue Buchungen hinzuzufügen oder bestehende zu bearbeiten.</td></tr>
<tr><td rowspan="2"> Abwesenheiten </td>
<td> [[File:Tagesübersicht3.png|links]][[File:Tagesübersicht4.1.png|mitte]] </td> </tr>
<tr> <td> In diesem Bereich werden Abwesenheiten und Urlaub des Mitarbeiters verwaltet. 
Sollen diese für den ganzen Tag gelten oder die Rest-Arbeitszeit automatisch auf die Sollzeit auffüllen, reicht ein Klick auf Abwesenheit hinzufügen und die gewünschte Abwesenheit. 
Erfolgt eine Abwesenheit gleich am Anfang des Tages, oder möchte man dem System eine konkrete Zeit der Abwesenheit mitteilen, muss die Schaltfläche "Erweiterte Abwesenheit" gewählt werden. 
Anschließend stehen mehrere Optionen zu Verwaltung der Abwesenheit bereit. Diese werden über die Informations-Schaltfläche ausführlich im ZWS-Web erklärt. 
Im obigen Beispiel hatte der Mitarbeiter am Morgen einen Arzttermin und kam daher später zur Arbeit, über die erweiterte Abwesenheit ➔ Geleistet an einem Tagesintervall, wurde dieses Problem gelöst. </td> </tr>
<tr><td rowspan="2"> Zusammenfassungen </td>
<td> [[File:Tagesübersicht5.png|ohne]] </td></tr>
<tr><td> Die Zusammenfassung zeigt verschiedene Zeiten für den jeweiligen Tag an. 
Über die Schaltfläche Ändern können Sie das Tagesprofil für diesen Tag ändern. Dies kann beispielsweise nützlich sein, 
wenn der Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage unter einem anderen Tagesprofil arbeiten soll. Dadurch entfällt der Wechsel über Mitarbeiter/Verträge. 
Außerdem können hier direkt erweiterte Abwesenheiten eingegeben sowie die Tageslänge gekürzt werden. 
Die Arbeitszeitleiste veranschaulicht den Arbeitsverlauf eines Mitarbeiters. Anwesenheiten werden grün dargestellt, Abwesenheiten rot. </td></tr>
<tr><td rowspan="2"> Bilanz </td>
<td> [[File:Tagesübersicht6.png|ohne]] </td></tr>
<tr><td> Die Bilanz listet die Profile des Mitarbeiters auf. An erster Stelle steht das Saldoprofil (auch Gleitzeitkonto genannt).
<ul>
<li>Die Spalte "Aus Vortag" übernimmt alle Salden des Vortags. Änderungen an Zeiten vorheriger Tage haben Auswirkung auf Salden aller nachfolgender Tage.</li>
<li>In der "Heute" Spalte werden die Differenz-Salden des Mitarbeiter gelistet. Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine Sollzeit von 8 Stunden und arbeitet 8:39H, 
erhält er 39 Minuten auf sein Gleitzeitkonto gutgeschrieben. </li>
<li>Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie Korrekturen an den Profilen vornehmen.</li>
<li>In der Spalte Kappung erscheinen durch [[Saldokorrektur Regeln]] durchgeführte Änderungen. </li>
<li> Am Ende des Tages, nachdem der Mitarbeiter gestempelt und Korrekturregeln durchgeführt wurden, steht der errechnete Abschluss zur Übernahme in den folgenden Tag bereit.</li>
</ul>

Um die Saldenhistorie eines Mitarbeiters einzusehen, muss zur Einstellung [[Abwesenheiten & Salden#Saldenhistorie| Abwesenheiten & Salden / Saldenhistorie]] navigiert werden.

</td></tr>
</table>

== Jahresübersicht ==

Diese Übersicht bietet einen Jahresüberblick über einen Mitarbeiter. Aussehen und Handhabung sind gleich wie in der Monatsübersicht.

[[File:Jahresübersicht1.png|ohne|gerahmt|Eine Jahresübersicht mit Legende.]]
<big style="font-size:200%;">✎</big> 
Wählen Sie im Feld Mitarbeiter und Jahr die gewünschten Optionen aus. 
Doppelklicken Sie einen Tag an, um in die Tagesansicht zu gelangen.
----

<div style="text-align:center">
[[ZWS_Hilfe|Zurück zur ZWS-Hilfe]] </div>